Wat verstaan we onder HR automatisering?

Iedereen die bekend is in de wereld van HR weet dat er tal van terugkerende werkzaamheden zijn die enerzijds veel tijd in beslag nemen, maar anderzijds onmisbaar zijn voor het draaiend houden van de organisatie en haar medewerkers. Deze terugkerende werkzaamheden noemen we HR-processen. Voorbeelden hiervan zijn verlofregistraties, contractbeheer, salarisadministratie, ziekmeldingen, sollicitatieprocedures, declaraties, personeelsplanning, onboarding en offboarding van medewerkers. De afgelopen jaren zijn er steeds meer mogelijkheden ontstaan om deze processen te optimaliseren en automatiseren. Dit noemen we HR automatisering.

Waarom is de automatisering van HR-processen belangrijk?

Digitalisering of automatisering van HR-processen zorgt allereerst voor ruimte. HR-professionals hoeven zich niet alleen meer bezig te houden met administratief werk, maar krijgen weer tijd voor wat echt belangrijk is: de mensen achter al deze processen. Focus op behoud van goede medewerkers en recruiten van nieuw talent is essentieel om de concurrentie voor te blijven in een competitieve arbeidsmarkt.

Daarnaast zorgt het automatiseren van HR-processen ook voor een hogere efficiency en kostenbeparing. Ga maar eens na: uit hoeveel handelingen bestaat je sollicitatieproces en hoeveel verschillende mensen en afdelingen zijn hierbij betrokken? De kans op het maken van fouten is bij dit soort complexe processen groot. Een sollicitatie blijft bijvoorbeeld ergens ‘hangen’ en de sollicitant wordt in het ongewisse gelaten. HR automatisering zorgt voor een vereenvoudiging van dit soort processen waardoor deze niet alleen sneller en gestroomlijnder, maar ook betrouwbaarder en goedkoper worden.

HR-processen automatiseren: 4 tips

HR-processen automatiseren doe je niet even tussendoor. De waan van de dag zorgt er misschien voor dat je telkens te weinig tijd overhoudt om je bezig te houden met het grotere plaatje. Maar je weet natuurlijk ook wel je deze optimalisatieslag moet gaan maken om je organisatie toekomstbestendig te maken. Het optimaliseren van je digitale toolkit en het vervangen van ouderwetse en tijdrovende processen verdient daarom een plek bovenaan je agenda. Om je op weg te helpen geven we je 5 tips waar je direct mee aan de slag kunt:

1. Optimaliseer het sollicitatieproces

Het klinkt misschien afgezaagd, maar waar is het wel: je hebt maar één kans op een goede eerste indruk. Wat ervaart iemand die solliciteert bij jouw bedrijf? Gaat dit eenvoudig en snel via een overzichtelijk online formulier dat zich goed aanpast aan mobiel? Is de follow-up snel en duidelijk? Kan een sollicitant eenvoudig contact leggen met de HR-afdeling? Neem je hele sollicitatieproces eens goed onder de loep, zo vergroot je de kans op het vinden van bekwame kandidaten aanzienlijk.

2. Geef onboarding de aandacht die het verdient

Onboarding verwijst naar elke actie die nieuwe medewerkers helpt begrijpen hoe dingen werken in de nieuwe werkomgeving, laat kennismaken met de bedrijfsfilosofie en bedrijfscultuur.

Ook hier zorgen eenvoudige en gestroomlijnde processen voor de best mogelijke start. Voorkom dat nieuwe medewerkers direct verzanden in een bureaucratisch web en een ondoenlijke papierstapel, maar houd het simpel en overzichtelijk.

Lees ook: Waarom is onboarding belangrijk?

3. Behoud is essentieel

Het aantrekken en welkom heten van de juiste mensen is natuurlijk heel belangrijk. Maar de echte uitdaging zit in het behouden van je goede mensen. Dit doe je door er voor ze te zijn en alle HR-processen waar ook zij mee te maken krijgen zo eenvoudig mogelijk te maken. Sla niet in het wilde weg aan het digitaliseren, maar luister eerst eens naar wat zij te zeggen hebben. Wat vinden zij een prettige manier van werken? En hebben ze zelf ideeën over hoe de bestaande HR-processen te verbeteren zijn? Neem hun feedback mee in het hele proces.

4. Kies het juiste softwarepakket

Eén van de belangrijkste stappen die je als organisatie kunt zetten op het gebied van HR automatisering is het kiezen van een goed softwarepakket. Door alle kleine processen te bundelen en te digitaliseren creëer je een overzichtelijke werkomgeving, zowel voor jezelf als voor je medewerkers. Er zijn tal van goede softwarepakketten te vinden. Laat je hierbij adviseren door iemand met ervaring binnen de HR automatisering.