Als ik tijdens een bezoek vraag hoeveel zzp’ers er op dat moment werkzaam zijn, dan krijg ik vaak hetzelfde antwoord: “Dat weten we dus niet.” Dat niet weten is een dure grap. Het betekent namelijk ook dat je geen grip hebt op compliance, je hr-beleid en -budget als het gaat om externe inhuur. Tarieven en competenties zijn dan niet inzichtelijk voor je organisatie, en dit schaadt ook de kwaliteit van je inhuur. Want is de beoogde kandidaat die via de achterdeur naar binnenkomt, wel de beste voor de juiste prijs?
Wildgroei aan markttarieven en compliance
Je organisatie groeit, en daarmee groeit ook de populatie aan externe professionals; van 10 naar 20 en 40 zzp’ers, ofwel via een deta- of detavastconstructie. Voor iedere zzp’er wordt een inkoopcontract opgesteld dat waterdicht moet zijn qua compliance. Het probleem is echter dat de kennis hiervan vaak onvoldoende aanwezig is bij Inkoop, HR of de inhurende manager. Kortom: de capaciteit om de externe inhuur inzichtelijk te maken, laat staan compliant, ontbreekt. En de wildgroei begint vaak bij de achterdeur.
Inhurende managers zijn netwerkers. Ze zoeken kandidaten (direct als zzp’er of via een leverancier) in hun eigen pool van contacten en zorgen ervoor dat de opdracht wordt vervuld. Voordat HR of Inkoop überhaupt op de hoogte zijn, worden de tarieven al beklonken. Sterker nog, de kandidaten zijn soms al aan het werk. Het probleem is dat de tarieven vaak uit de lucht gegrepen worden en niet marktconform zijn. Als ik daar een benchmark op loslaat, dan weet ik zeker dat we tussen de 5% en 10% kunnen besparen – en dat gaat nogal over aantallen.
De wildgroei stopt daar niet. Finance/Inkoop heeft inmiddels geen zicht op de kosten die gemaakt worden via externe inhuur. Bijvoorbeeld: Finance ziet een factuur van een leverancier, maar zij zien niet wat de leverancier daadwerkelijk levert. De gemaakte kosten zijn dan ook verkapte personeelskosten. Als opdrachtgever kun je dus op basis van de facturatie niet inzien wat er exact wordt uitgegeven aan externe inhuur. Hoewel de inhurende manager een budget heeft om uit te geven, zie je onder aan de streep niet of dit naar een zzp’er of naar een leverancier van een gedetacheerde professional gaat.
Het resultaat: door de wildgroei kun je onmogelijk inzien wat je werkelijke HR-budget is. Het kan zomaar zijn dat er nog 10% aan externe krachten rondloopt waar je geen weet van hebt.
Grip begint met systeemverandering
Het aanpakken van wildgroei bij een opdrachtgever vraagt om meerdere stappen. Het begint met de huidige en gewenste situatie in kaart brengen. Daarbij is het van belang om na te denken over wat je zelf doet en wat je gaat outsourcen. Wat je ook besluit, weet dat de basis solide contractbeheer is. De afdeling Inkoop speelt hier een belangrijke rol in. Inkoop accepteert namelijk geen contracten meer die rechtstreeks van de inhurende manager komen. Alles wordt namelijk gecentraliseerd door een externe partij, meestal een broker, die direct inzichtelijk maakt wie er werken, voor hoeveel uur, tegen welk tarief en ervoor zorgt dat de kandidaat volledig compliant aan de slag kan.
De kandidaat uit het netwerk, die via de inhurende manager binnenkomt, is nog steeds hartstikke welkom, alleen dan wel via de voordeur. Er komt een officiële aanvraag bij de broker binnen. De bekende kandidaten of leveranciers worden meegenomen in het proces, maar die worden wel afgezet tegen de vergelijkbare, dan wel betere, kandidaten. Dit garandeert dat je de beste kandidaat werft tegen de beste prijs (dus marktconform). Het voordeel is dat je niet meer vist in de vijver van de inhurende manager, maar via de broker duizenden professionals tot je beschikking hebt.
Met het bovenstaande proces beweeg je je al snel naar broker+-diensten i.p.v. het traditionele ‘dozen schuiven’. Maar daar eindigt het niet. De markt van externe inhuur beweegt voortdurend. Wat vandaag werkt, werkt morgen niet. Daarom neemt een broker, zoals Circle8, steeds vaker een adviserende rol in, juist omdat de opdrachtgever hier behoefte aan heeft. Het is niet de vraag óf je wildgroei aanpakt, maar vooral hóé je grip krijgt op je externe inhuur.
Weten hoe Circle8 je grip geeft?
Iedere organisatie heeft weer andere behoeften bij het structureren en vormgeven van externe inhuur. Wat vaak centraal staat, is de behoefte aan grip, of dit nu om contractbeheer, compliance, sourcing of advies gaat. Als je vrijblijvend wil praten over jouw ideale inhuurscenario, neem dan contact met mij op .
