Het is als zzp’er belangrijk om je bedrijf te beschermen en ervoor te zorgen dat je rechtmatige betaling ontvangt voor je geleverde diensten. Hoewel het frustrerend is wanneer een klant je factuur niet op tijd of helemaal niet betaalt, kun je actie ondernemen. Dit is wat je kunt doen:
1. Hanteer een duidelijk betalingsbeleid
Voorkomen is beter dan genezen. Een cliché, maar wel waar. Het is belangrijk dat je een goede factuur opstelt. Vermeld altijd je volledige bedrijfsgegevens.
Denk hierbij aan je KvK-nummer, btw-identificatienummer, maar ook je factuurdatum, betalingstermijn, geaccepteerde betaalmethoden en eventuele boetes bij te late betaling. Zo kunnen hier later geen onduidelijkheden over ontstaan. Door vanaf het begin transparant te zijn over je verwachtingen, vergroot je de kans dat klanten of opdrachtgevers tijdig betalen.
2. Stuur een vriendelijke herinnering of rekeningoverzicht
Het is verleidelijk om op hoge poten verhaal te halen bij je klant, maar dat werkt vaak averechts. Neem op een professionele manier contact op met je klant of opdrachtgever. Stuur een herinneringsmail of bel om te informeren naar de status van de betaling.
Gaat het om meerdere facturen? Dan is het slim om een overzicht mee te sturen van alle uitstaande bedragen. Houd in ieder geval de communicatie altijd vriendelijk en zakelijk, zonder beschuldigingen of hoge emoties. Geef de klant de ruimte om te reageren en probeer een open gesprek te voeren om te begrijpen waarom de betaling vertraagd is.
3. Stuur een formele herinnering
Als je klant nog steeds weigert te betalen, is het tijd voor een formelere herinnering. Dit kan via een formele ingebrekestelling. Dit is een officiële brief waarin je de klant formeel in gebreke stelt en aangeeft dat je verdere stappen zult ondernemen als de betaling niet binnen een bepaalde termijn wordt voldaan. Zorg ervoor dat de ingebrekestelling juridisch waterdicht is en vermeld duidelijk de openstaande bedragen, inclusief eventuele rente en incassokosten.
4. Overweeg alternatieve oplossingen
Een juridische procedure kan kostbaar en tijdrovend zijn. Voordat je deze route inslaat, is het de moeite waard om alternatieve oplossingen te overwegen. Misschien kun je onderhandelen over een afbetalingsregeling of een ander compromis sluiten met je klant of opdrachtgever. Het belangrijkste is om open te blijven staan voor mogelijke oplossingen en te proberen tot een bevredigende overeenkomst te komen.
5. Schakel juridische hulp in
Als alle voorgaande stappen niet het gewenste resultaat opleveren, is het tijd om juridische stappen te overwegen. Raadpleeg een advocaat of een gespecialiseerd incassobureau om je te helpen bij het indienen van een juridische claim. Zij kunnen je adviseren over de beste aanpak in jouw specifieke situatie en je begeleiden gedurende het juridische proces.
6. Leer ervan en pas je werkwijze aan
Hoewel het omgaan met wanbetalers ontmoedigend kan zijn, is het belangrijk om ervan te leren en je werkwijze aan te passen om toekomstige problemen te voorkomen. Evalueer je betalingsbeleid en overweeg om voorschotten of deelfacturatie te hanteren om jezelf te beschermen tegen onbetaalde facturen.
Wees ook selectiever bij het aannemen van nieuwe klanten en doe vooraf onderzoek naar hun betalingsgeschiedenis. Onthoud dat jouw diensten waardevol zijn en dat je recht hebt op een tijdige betaling voor je geleverde werk.
