Wat is de betekenis van een VMS?
VMS is de afkorting van Vendor Management Systeem. Een VMS is een softwareapplicatie die een veelvoorkomend probleem oplost voor organisaties: het vinden, aannemen, on- en offboarden van tijdelijke, externe medewerkers. Met een Vendor Management Systeem bewaakt een organisatie het overzicht op het inhuurproces.
Wat doet een VMS?
Een VMS beheert het inhuurproces via één integrale oplossing. Wanneer meerdere partijen betrokken zijn bij de werving, selectie en on- en offboarding van medewerkers, is er veel ruimte voor miscommunicatie en inefficiënte processen. Een VMS is niets anders dan een portaal waarmee het volledig beheer van aanvragen, aanbiedingen, contracten, dossiervorming, urenregistratie en facturatie ondersteund kan worden.
Het systeem biedt organisaties realtime inzicht in het inhuurproces, waarbij managers de prestaties van leveranciers continu kunnen monitoren via managementrapportages. Zo kunnen managers met één druk op de knop de voortgang van het inhuurproces zien en kijken of ze eventueel moeten bijsturen.
De voordelen van een VMS
Organisaties kunnen met een VMS een strakke workflow bewerkstelligen. Een VMS biedt de volgende voordelen:
1. Controle over het inhuurproces
Een VMS maakt het mogelijk om alle stappen binnen het inhuurproces te monitoren via één oplossing. Zo zijn er geen ontbrekende mails, inkoopordernummers of verwarring over het juiste tarief. De afdelingen HR, Inkoop en Finance weten meteen wat de status is van een aanvraag.
2. Optimalisatie administratieve en financiële processen
Bij de inhuur van externe medewerkers moeten veel gegevens worden geregistreerd: denk hierbij aan een curriculum vitae, kopie identiteitsbewijs tot een verklaring omtrent gedrag. Met het oog op compliance en privacy is het belangrijk dat deze documenten centraal worden opgeslagen. Vanuit een VMS kan bij een sollicitatie of aanname de verplichte documenten worden opgevraagd, en vervolgens centraal worden opgeslagen bij de opdracht of kandidaat. Ook is het mogelijk om de geldigheid van de documenten te controleren binnen het systeem. Een VMS verlicht de administratieve werkdruk van de afdelingen HR en Finance. Daarnaast worden de (juridische) risico’s beheersbaar en inzichtelijk gemaakt.
3. Inzicht leveranciersmanagement
Organisaties werken vaak met meerdere leveranciers. Een VMS verschaft inzicht in het aantal leveranciers en de bijbehorende afspraken. De software geeft via rapportages inzicht hoe een leverancier presteert. De tool laat bijvoorbeeld de aanbiedratio’s en doorlooptijden zien; zo heeft de afdeling Inkoop grip op de (prijs)afspraken die zijn gemaakt. Deze data verlichten het werk van de inkoper en het biedt mogelijkheden tot eventuele kostenbesparingen.
4. Integratie bestaande ICT-landschap
Bij het inkoopproces en het inhuurproces worden vaak verschillende IT-systemen gebruikt. Een VMS wordt onderdeel van het ICT-landschap. Zo wordt de data vanuit het IT-systeem – bijvoorbeeld een inkooporder of een personeelsnummer – uitgewisseld met de VMS voor een correcte verwerking van aanvragen. Een VMS maakt het mogelijk om gericht procesverbeteringen door te voeren.
