Wat is de betekenis van een VMS?

 

VMS is de afkorting van Vendor Management Systeem. Een VMS is een softwareapplicatie die een veelvoorkomend probleem oplost voor organisaties: het vinden, aannemen, on- en offboarden van tijdelijke, externe medewerkers. Met een Vendor Management Systeem bewaakt een organisatie het overzicht op het inhuurproces.

Wat doet een VMS?

 

Een VMS beheert het inhuurproces via één integrale oplossing. Wanneer meerdere partijen betrokken zijn bij de werving, selectie en on- en offboarding van medewerkers, is er veel ruimte voor miscommunicatie en inefficiënte processen. Een VMS is niets anders dan een portaal waarmee het volledig beheer van aanvragen, aanbiedingen, contracten, dossiervorming, urenregistratie en facturatie ondersteund kan worden.

 

Het systeem biedt organisaties realtime inzicht in het inhuurproces, waarbij managers de prestaties van leveranciers continu kunnen monitoren via managementrapportages. Zo kunnen managers met één druk op de knop de voortgang van het inhuurproces zien en kijken of ze eventueel moeten bijsturen.

 

 

De voordelen van een VMS

 

Organisaties kunnen met een VMS een strakke workflow bewerkstelligen. Een VMS biedt de volgende voordelen:

 

1. Controle over het inhuurproces

Een VMS maakt het mogelijk om alle stappen binnen het inhuurproces te monitoren via één oplossing. Zo zijn er geen ontbrekende mails, inkoopordernummers of verwarring over het juiste tarief. De afdelingen HR, Inkoop en Finance weten meteen wat de status is van een aanvraag.

2. Optimalisatie administratieve en financiële processen

Bij de inhuur van externe medewerkers moeten veel gegevens worden geregistreerd: denk hierbij aan een curriculum vitae, kopie identiteitsbewijs tot een verklaring omtrent gedrag. Met het oog op compliance en privacy is het belangrijk dat deze documenten centraal worden opgeslagen. Vanuit een VMS kan bij een sollicitatie of aanname de verplichte documenten worden opgevraagd, en vervolgens centraal worden opgeslagen bij de opdracht of kandidaat. Ook is het mogelijk om de geldigheid van de documenten te controleren binnen het systeem. Een VMS verlicht de administratieve werkdruk van de afdelingen HR en Finance. Daarnaast worden de (juridische) risico’s beheersbaar en inzichtelijk gemaakt.

 

3. Inzicht leveranciersmanagement

Organisaties werken vaak met meerdere leveranciers. Een VMS verschaft inzicht in het aantal leveranciers en de bijbehorende afspraken. De software geeft via rapportages inzicht hoe een leverancier presteert. De tool laat bijvoorbeeld de aanbiedratio’s en doorlooptijden zien; zo heeft de afdeling Inkoop grip op de (prijs)afspraken die zijn gemaakt. Deze data verlichten het werk van de inkoper en het biedt mogelijkheden tot eventuele kostenbesparingen.

 

4. Integratie bestaande ICT-landschap

Bij het inkoopproces en het inhuurproces worden vaak verschillende IT-systemen gebruikt. Een VMS wordt onderdeel van het ICT-landschap. Zo wordt de data vanuit het IT-systeem – bijvoorbeeld een inkooporder of een personeelsnummer – uitgewisseld met de VMS voor een correcte verwerking van aanvragen. Een VMS maakt het mogelijk om gericht procesverbeteringen door te voeren.

Gerelateerde artikelen

52.png

Blog

Zo bouw je een talentpool voor je organisatie
Leestijd 5 min.

Een talentpool is voor organisaties een handig hulpmiddel om geïnteresseerde…

beeld20230329_Tips.jpeg

Blog

Inzet zzp’er: waar moet je als opdrachtgever op letten?
Leestijd 5 min.

Ben je van plan om een zzp’er in te huren? Als opdrachtgever moet je goede…

werken in de zomer.png

Blog

Is de zomer een handige tijd om een nieuwe baan of opdracht te vinden?
Leestijd 4 min.

De zomer kan een uitstekende periode zijn voor interim professionals en zzp’ers…

ZZP'er.png

Blog

3 tips voor zzp’ers om nieuwe freelance opdrachten te vinden
Leestijd 3 min.

Als zzp’er ben je constant bezig met het zoeken en binnenhalen van nieuwe…

19.png

Blog

Hoe werkt talent management in de praktijk?
Leestijd 5 min.

Het succes van elke organisatie staat of valt met getalenteerde werknemers. Voor…

De voordelen van job rotation-min.png

Blog

De voordelen van job rotation voor werknemer en werkgever
Leestijd 5 min.

Als werkgever is het belangrijk om je medewerkers te stimuleren om het beste uit…

employer branding-min.png

Blog

Hoe versterk je jouw employer branding?
Leestijd 5 min.

Het is belangrijk om, voordat je aan de slag gaat met employer branding, je…

72.png

Blog

Vanaf welk bedrag moet je Europees aanbesteden in 2022?
Leestijd 5 min.

Een aanbesteding is een ander woord voor een inkoopopdracht van de overheid. De…