Van overheden, verzekeraars tot mkb-bedrijven: het gros van de Nederlandse werknemers werkt al meer dan twee jaar grotendeels vanuit huis. Dit was voor velen wel even wennen, maar inmiddels is de gemiddelde werknemer wel gewend aan het nieuwe normaal. Ook van werkgevers vroeg het thuiswerken om een groot aanpassingsvermogen. Organisaties moesten niet alleen nadenken over het financiële plaatje bij het inrichten van thuiswerkplekken, maar ook aan de privacy van hun thuiswerkende werknemers.

Het recht op privacy

Werknemers hechten waarde aan een scheiding tussen werk en privé. Werkgevers mogen geen invloed uitoefenen op het privéleven van de werknemer en het gaat de baas niet aan wat de werknemer in zijn of haar vrije tijd doet. Het thuiswerken maakt deze grenzen een stuk vager voor werkgevers. Idealiter kunnen werknemers vrij thuiswerken op basis van vertrouwen, maar in de praktijk is er soms toch sprake van toezicht op afstand. De vakbond CNV trok in april 2021 aan de bel over het feit dat werkgevers speciale monitoring software inzetten om werknemers te controleren. Uit eigen onderzoek van de vakbond volgt dat ruim een half miljoen werkenden in Nederland via software in de gaten worden gehouden.

Toezicht op werknemers

Het aantal technische hulpmiddelen om de productiviteit van werknemers mee te controleren zijn in de laatste jaren toegenomen. Monitoring van werknemers is niet altijd verboden, maar werkgevers moeten dan wel rekening houden met de privacy van hun werknemers.

Er zijn bijvoorbeeld verschillende tools in omloop die telefoongesprekken opnemen die werknemers voeren met klanten. Maar ook apps die de webcam gebruiken om te controleren wat de werknemer op zijn werklaptop uitvoert of online bekijkt. Het zijn enkele voorbeelden van acties die het recht op privacy van de werknemer schaden. Want wanneer je als werkgever bijvoorbeeld een video-opname maakt of toetsaanslagen registreert, dan verzamel je persoonlijke informatie van je werknemer.

Het recht op privacy van de werknemer geldt zowel bij thuiswerken als op kantoor. Ondanks het feit dat mensen nu meer thuiswerken, mag je als werkgever niet zomaar het personeel volgen of plots meer monitoren. Dit monitoren moet zowel op kantoor als bij het thuiswerken gelijk zijn.

Wanneer is controle van je werknemers wel toegestaan?

Het monitoren van thuiswerkende werknemers valt onder het verwerken van persoonsgegevens volgens de AVG (Europees: de GDPR).  Een werkgever mag controle uitoefenen, maar hier zijn strenge voorwaarden aan verbonden en als werkgever moet je altijd rekening houden met het privacyrecht van de werknemer. Waar moet je als werkgever dan aan voldoen? Uit de rechtspraak en de wet volgen onderstaande voorwaarden:

1. Vooraf informeren

Maak vóóraf kenbaar bij je werknemers dat er controle gaat plaatsvinden en geef daarbij aan op welke wijze dat gebeurt.

2. Gerechtvaardigd belang

Ben er zeker van dat het werkgeversbelang zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Dit kan onder andere aan de hand van een proportionaliteitstoets, bijvoorbeeld door een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren.

3. Controle

Is het echt noodzakelijk om ingrijpende controle uit te oefenen of zijn er ook andere methoden om het werk te monitoren?

4. Respect voor privé

Onder werktijd hebben werknemers recht op enige ruimte om persoonlijke zaken af te handelen.

5. Toestemming van de OR

Heb je een Ondernemingsraad (OR) binnen je onderneming? Voor het inzetten van een monitoringsysteem heb je op grond van de Wet op de ondernemingsraden vooraf instemming nodig van de ondernemingsraad.