Functieomschrijving:

Opdrachtbeschrijving

Het analyseren van de volgende opdrachten en het bewaken en volgen van de ontwikkelingen over IHH. Het gaat om:

• Analyse Document Management Systeem (DMS). PROZA en M365 zijn momenteel in beeld als DMS. SharePoint wordt gebruikt. Uiteindelijk wil DUO toe naar een DMS dat werkbaar is voor heel DUO en haar processen ondersteunt en goed informatiebeheer c.q. compliant afdwingt m.b.t. metadata en bewaartermijnen. Uitwerken van de keuze en gevolgenanalyse voor invoering van een DMS. Realisatie van deze analyse in 2026.
• Analyse E-DSP. Het huidige format voor het Document Structure Plan (DSP) is belegd in Excel, maar deze applicatie is niet volledig passend en integreerbaar in andere applicaties. Onderzoek welke applicatie de huidige (Excel) zou kunnen vervangen zodat deze beter aansluit op de behoefte van de business. Verwacht resultaat: beheer verloopt soepeler en kost minder tijd. Fase 1 eind april afgerond; fase 2 medio mei.
• Data overbrengen naar Nationaal Archief. Door invoering van IHH mag DUO data die langdurig bewaard moet worden overbrengen naar het Nationaal Archief. Werk een businessanalyse uit van het proces van overbrenging, breng de gevolgen in kaart en werk de processen uit in overleg met CIO-office (die de PSA opstelt). Oplevering analyse in 2025, realisatie in 2026.
• Analyse iBabs. Start met het opstellen van een gedragen set van requirements voor een iBabs-achtige tool. Inventariseer functionele en niet-functionele eisen op basis van gebruikersbehoeften, knelpunten en relevante wet- en regelgeving (zoals archivering en informatiebeheer). Breng huidig gebruik en beheer van iBabs in kaart (functioneel, technisch en applicatiebeheer), inclusief ondersteuning, beveiliging en compliance. Onderzoek hoe beheer is belegd en waar verbeteringen mogelijk zijn. Beschrijf sterke punten, zwakke punten en alternatieven.

Achtergrond opdracht

Het DUO IHH Verbetertraject ondersteunt de DUO-organisatie bij het integraal op orde krijgen van haar Informatiehuishouding (IHH). ‘Open op Orde’/de Woo maakt deel uit van de scope. Er is een actieplan opgesteld met onderwerpen (fiches) die uit de DUO Informatiehuishouding worden opgepakt.

Over de klant:

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voor studenten en scholieren verstrekt studiefinanciering, erkent diploma's en organiseert examens. Voor verdere informatie zie www.duo.nl

Eisen:

• Afgeronde HBO/WO-opleiding.
• Aantoonbare kennis op het gebied van bedrijfsanalyse en consultancy.
• Ervaring met het uitvoeren van informatieanalyses met meerdere processen, systemen en interne en externe stakeholders en ketenpartners (minimaal 3 jaar).
• Ervaring met het opstellen van requirements, analyses, procesbeschrijvingen en -schema’s op systeemniveau (minimaal 3 jaar).

Wensen:

• Analytisch vermogen.
• Het uitvoeren van analyses op systemen, processen en beheerstructuren, zoals DMS, E-DSP en iBabs.
• Adviesvaardigheid.
• Het opstellen van integrale adviezen en onderbouwde aanbevelingen voor besluitvorming.
• Onderzoeksvaardigheden.
• Het onderzoeken van requirements, alternatieven, processen en gevolgenanalyses.
• Procesmatig werken.
• Het in kaart brengen, uitwerken en optimaliseren van processen rondom informatiehuishouding en archivering.
• Stakeholdermanagement.
• Samenwerken met CIO-office, business en andere betrokken partijen om requirements en oplossingen af te stemmen.
• Veranderkunde / verandermanagement.
• Ondersteunen van de overgang van ‘leren’ naar implementeren binnen de informatiehuishouding.
• Organisatiesensitiviteit.
• Rekening houden met belangen van verschillende afdelingen en gebruikers binnen DUO.
• Projectmatig werken.
• Werken met faseringen, doorlooptijden, planningen en oplevermomenten.
• Kwaliteitsgerichtheid.
• Bewaken van compliance, metadata, bewaartermijnen en wet- en regelgeving.
• Probleemoplossend vermogen.
• Signaleren van knelpunten in huidige systemen en zoeken naar passende oplossingen of alternatieven.
• Informatie- en datamanagement.
• Kennis van documentbeheer, archivering, data-overbrenging en informatiehuishouding.
• Resultaatgerichtheid.
• Toewerken naar concrete analyses, implementatievoorstellen en verbeteradviezen.
• Communicatieve vaardigheden.
• Het helder formuleren van requirements, analyses en adviezen richting management en stakeholders.
• Innovatief denken.
• Verkennen van nieuwe tooling en toekomstbestendige oplossingen.
• Samenwerkingsgerichtheid.
• Afstemming zoeken met business, beheerorganisaties en CIO-office.

Competenties:

• Analytisch vermogen.
• Adviesvaardigheid.
• Onderzoeksvaardigheden.
• Procesmatig werken.
• Stakeholdermanagement.
• Veranderkunde / verandermanagement.
• Organisatiesensitiviteit.
• Projectmatig werken.
• Kwaliteitsgerichtheid.
• Probleemoplossend vermogen.
• Informatie- en datamanagement.
• Resultaatgerichtheid.
• Communicatieve vaardigheden.
• Innovatief denken.
• Samenwerkingsgerichtheid.