Functieomschrijving:

!! Let op. Het aanleveren van een toelichting op de eisen en de wensen én een persoonlijke motivatie is verplicht. Graag aanleveren in één word document.

Beschrijving project:

ICTU voert opdrachten uit binnen diverse domeinen, waaronder het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Deze opdracht betreft de projectbeheersing van een 6-tal projecten.

Omschrijving einde project:

De projecten hebben een gezamenlijke looptijd tot 31-12-2027.

Welke rol heeft de professional binnen het project:

Projectsecretaris.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren?

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:

• Projectbeheersing:
  • Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.

• Financieel beheer:
  • Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.

• Inkoop en contractbeheer:
  • Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.

• Projectovereenkomsten en decharge:
  • Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.

• Rapportage en advisering:
  • Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.

• Samenwerking en kennisdeling:
  • Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams.

Resultaten

 De volgende deelresultaten (D) dienen opgeleverd te worden:

• Voor alle zes projecten is een goedgekeurde begrotingsstructuur opgeleverd (D1).
• Voor alle zes projecten is een volledig ingerichte projectadministratie beschikbaar (D2).
• Alle noodzakelijke contract- en inkooptrajecten zijn administratief afgerond (D3).
• Voor elk project is maandelijks een financiële rapportage beschikbaar binnen afgesproken termijn (D4).
• Per project is een volledig digitaal projectarchief ingericht (D5).
• Projectadministraties voldoen aantoonbaar aan interne audit- en verantwoordingsvereisten (D6).

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht op leveren.

We beschouwen de opdracht als voltooid wanneer voor de projecten uit het projectportfolio de volgende resultaten (E) opgeleverd zijn: 

• De projectstructuur en administratie zijn afgerond (E1) 
• Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen (E2) 
• De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden (E3) 

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: 

De opdracht is beëindigd na oplevering van de eindresultaten (E1-E3). Deze worden uiterlijk opgeleverd in het kwartaal na beëindiging van het project. De projecten hebben een looptijd tot 01-01-2028. De decharge zal uiterlijk 01-04-2028 afgerond zijn.

Beoordeling

Beoordeling vindt per project per projectfase plaats.

• Initiatiefase
  • D1 De begroting is opgesteld (als onderdeel offerte)
  • D2 De projectstructuur en administratie is ingericht
  • D3 Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond
• Realisatiefase
  • D4 De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage (
  • D5 Een ingericht projectarchief
  • D6 De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd
• Na beëindiging
  • E1 Een afgeronde projectadministratie
  • E2 Een in beheer overgedragen projectarchief
  • E3 De (financiële) decharge is afgerond

Specifieke kennis

Naast kennis en ervaring als projectsecretaris is voor de projectbeheersing van dit portfolio specifieke kennis over, en ervaring binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD) randvoorwaardelijk.

Gewenst profiel

Het betreft hier een uitvraag voor een zogenaamde ‘bedrijfsvoerings-secretaris’. Deze projectsecretarissen richten zich op financieel administratief support van projecten.

We zoeken een projectsecretaris die meerdere projecten tegelijk ondersteunt. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.

Over de klant:

Organisatie

ICTU werkt aan opdrachten binnen diverse domeinen van de overheid, waaronder het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Binnen deze context wordt een tijdelijk projectportfolio beheerd met meerdere projecten tot en met 2027.

Eisen:

• Je hebt de afgelopen 7 jaar minimaal 5 jaar (aaneengesloten) aantoonbare ervaring als projectsecretaris/PMO, waarvan minimaal 3 jaar als senior projectsecretaris/PMO.
• Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar.
• Je bent per direct – doch uiterlijk per 22 juli – beschikbaar.

Wensen:

• Beschikking over een PMO-certificering (bijv. MSP P3O, IPMA).
• Recente aantoonbare ervaring met projectbeheersing van meerdere projecten/programma’s tegelijk.
• Recente aantoonbare ervaring met contractbeheer en inkoop in een uitvoerende rol.
• Recente aantoonbare ervaring met beheer van financiële project-/programma-administratie in een uitvoerende rol.

Competenties:

• Analytisch vermogen: In staat om cijfers te vertalen naar bruikbare managementinformatie.
• Resultaatgerichtheid: Scherp op deadlines en gericht op het behalen van gedefinieerde resultaten.
• Plannen en organiseren: Werkt gestructureerd en behoudt overzicht over meerdere projecten.
• Communicatieve vaardigheden: Weet te adviseren aan projectleiders en te schakelen met diverse stakeholders.
• Samenwerken: Onderhouden van contacten met interne en externe partners en beantwoorden van vragen van projectteams.
• Autonomie: Werkt zelfstandig zonder leiding en toezicht, met verantwoordelijkheid voor resultaten.

Opdrachtdetails:

Heb je interesse in deze functie?

We ontvangen graag uiterlijk 9 juni 2026 vóór 10.00 uur je recente cv en een korte motivatie in Word, inclusief je beschikbaarheid, eventuele geplande vakanties en je all-in uurtarief exclusief btw.

We vragen je om je aanbieding via onze website in te dienen, zodat we je persoonsgegevens veilig en zorgvuldig kunnen verwerken conform de geldende privacywetgeving (AVG).

Aanvullende informatie:

• standplaats is Den Haag
• 24-32 uur in de week, graag aangeven voor hoeveel uur je beschikbaar bent
• richttarief is €88
• Hybride/thuis werken is 50/50