Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

De opdracht omvat het uitvoeren van beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het documentmanagementsysteem.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat uitvoeren van documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten behorend bij het projectarchief.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. IV-B.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever en kwaliteitseisen van RWS (ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van resultaatverplichting of onder aansturing van de opdrachtgever.

Over de klant:

Organisatieomschrijving

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat. Talent als basis, diversiteit als kracht. Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland.

Grote Projecten en Onderhoud (GPO)

GPO is een van de landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. Als onderdeel van de infraketen houden we Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar. Onze mensen zijn verantwoordelijk voor aanleg- en onderhoudsprojecten en complexe vervanging- en renovatieopgaven, vaak met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent. In al onze projecten staan duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, natuur, economie en veiligheid voorop.

Eisen:

• Schaal 8: Afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Schaal 8: Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Schaal 8: Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Wensen:

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Mate van voldoen aan de genoemde competenties.

Competenties:

• Analyseren en analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit; denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief rapportages en didactische vaardigheden.
• Luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren; zelfstandig werk kunnen indelen en deadlines halen.
• Zelfontwikkeling; leren van omgeving en situaties en toepassen in werk.
• Zelfstandigheid; initiatief nemen en samenwerken met collega’s waar nodig.

Opdrachtdetails:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 6 maart 2026 voor 14:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 64,25 / € 68,75 / Geen ZZP inzet mogelijk!!

Optie tot verlenging : Ja,  3 x maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.