Functieomschrijving:

FUNCTIE OMSCHRIJVING

Uitrol medewerker - adoptiebegeleiding

Algemeen:

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) is bezig met een transitie naar een moderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365. Voor de aanstaande uitrol zoekt het COA uitrol medewerkers die medewerkers op locatie ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe werkplek.

De uitrol medewerker ondersteunt medewerkers op de werkvloer bij het wennen aan en gebruiken van de nieuwe digitale werkplek. De nadruk ligt op praktische adoptiebegeleiding, duidelijke uitleg en het vergroten van de digitale zelfredzaamheid van medewerkers.

De rol is niet gericht op strategisch advies, verandertrajecten of coaching, maar op praktische ondersteuning op de werkvloer. De floorwalker is zichtbaar aanwezig, loopt actief rond, beantwoordt vragen en helpt medewerkers stap voor stap verder.

Dit gebeurt als onderdeel van een landelijk uitrolteam, verdeeld in regio’s. Elke regio wordt aangestuurd door een coördinator/ deelprojectleider Werkplek 2.0. Vanuit de regio wordt samengewerkt met technische floorwalkers, werkplekbeheer, ServiceDesk en het adoptie-/change team.

Taken:

•    Begeleiding op de werkvloer

o  Ondersteunen van medewerkers bij het dagelijks werken met de nieuwe digitale werkplek.

o  Beantwoorden van praktische vragen over Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, inloggen, printen en werken met bestanden.

o  Uitleg geven in begrijpelijke taal, één-op-één en waar nodig in kleine groepen.

o  Medewerkers stimuleren om handelingen zelf uit te voeren, zodat zij zelfstandig verder kunnen.

•    Adoptiebegeleiding & signalering

o  Collega’s begeleiden die onzeker of terughoudend zijn in het gebruik van digitale middelen.

o  Actief rondlopen op locatie en medewerkers proactief benaderen waar ondersteuning nodig lijkt.

o  Signaleren van terugkerende vragen, knelpunten of onduidelijkheden.

o  Technische verstoringen herkennen en doorzetten naar de technische floorwalker, ServiceDesk of werkplekbeheer.

•   Samenwerking en representatie

o  Optreden als herkenbaar, vriendelijk gezicht van het uitrolteam op de werkvloer.

o  Werken volgens de richtlijnen voor veiligheid, privacy en informatiebeveiliging.

o  Professioneel vertegenwoordigen van ICT en het project richting medewerkers en leidinggevenden.

Randvoorwaarden / mobiliteit:

•      Bereidheid om vooral binnen de regio Brabant, Gelderland en Limburg van locatie naar locatie te reizen gedurende de uitrol.

•     In bezit van geldig rijbewijs B en eigen vervoer.

•     Bereidheid om werktijden in te richten naar piekmomenten van de uitrol.

•    Gedurende de inwerkperiode is de standplaats Den Haag, Utrecht en remote. Verdeling in overleg.

•    Gedurende de inwerkperiode geldt reistijd als werktijd voor deze twee standplaatsen.

Aanvullende voorwaarden:

•   De werkzaamheden worden, normaal gesproken, tijdens kantooruren uitgevoerd.

•   De werkzaamheden zullen in onderling overleg worden ingepland.

•   Het contract zal worden aangegaan voor hierboven genoemde periode, met een optie tot verlenging of uitbreiding van het aantal uren op basis van gelijkblijvende voorwaarden.

•    Het contract wordt niet stilzwijgend verlengd.

•    Een verlenging vindt enkel plaats, na overleg met de leverancier, op basis van een aanvullende opdracht vanuit het COA.

•    De genoemde uren worden op basis van nacalculatie gemaakt.

•    Uren worden enkel op basis van door het COA getekende urenstaten gefactureerd.

Over de klant:

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) biedt in opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid opvang aan asielzoekers die naar Nederland komen. Het COA is verantwoordelijk voor plaatsing en opvang van asielzoekers in opvanglocaties verspreid over heel Nederland, totdat over hun asielaanvraag is beslist. Het COA zorgt voor de eerste levensbehoeften zoals huisvesting en uitbetaling van zakgeld. Het COA is een zelfstandig bestuursorgaan en voert in die hoedanigheid zelfstandig een overheidstaak uit. De staatssecretaris voor Immigratie en Asiel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid is politiek verantwoordelijk. De ICT afdelingen van het COA zitten samen met de IND en DT&V aan de Rijnstraat 8 in Den Haag. Deze lokatie zit vlak naast het Centraal station en is dus zeer goed te bereiken met het openbaar vervoer.

Eisen:

•   Ervaring in een ondersteunende rol op de werkvloer, bijvoorbeeld als floorwalker, uitrolmedewerker, servicedeskmedewerker, werkplekondersteuner of key-user ondersteuner.

•   Basiservaring met werken in een digitale werkomgeving, bij voorkeur Microsoft 365.

Praktische kennis van Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint en Windows 11.

•   Affiniteit met het begeleiden en ondersteunen van collega’s bij het gebruik van digitale middelen.

•   In staat om digitale onderwerpen eenvoudig te vertalen naar de dagelijkse praktijk van medewerkers.

•   Praktisch ingesteld, hands-on en zichtbaar aanwezig op de werkvloer.

Deze rol is minder geschikt voor senior coaches, strategisch adoptieadviseurs, verandermanagers of consultants

Competenties:

•    Communicatief & klantgericht: kan informatie simpel en rustig uitleggen en blijft vriendelijk onder druk.

•     Geduldig en empathisch: kan goed omgaan met medewerkers die onzeker zijn over digitale middelen.

•     Proactief: ziet waar ondersteuning nodig is en onderneemt zelf actie.

•     Representatief en betrouwbaar: komt verzorgd en professioneel over.

•     Flexibel: kan zich aanpassen aan verschillende locaties, medewerkers en werksituaties.

Opdrachtdetails:

Heb je interesse in deze functie?

We ontvangen graag uiterlijk 25 Juni 2026 vóór 16.00 uur je recente cv en een korte motivatie in Word, inclusief je beschikbaarheid, eventuele geplande vakanties en je all-in uurtarief exclusief btw. We vragen je om je aanbieding via onze website in te dienen, zodat we je persoonsgegevens veilig en zorgvuldig kunnen verwerken conform de geldende privacywetgeving (AVG).

Let op: deze rol wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. Hierdoor is invulling op zzp-basis niet mogelijk in verband met de wet DBA.