Functieomschrijving:

!!! Let op. Het aanleveren van een toelichting op de eisen en de wensen is verplicht. Zonder deze toelichting kunnen wij het aangeboden CV niet verder in behandeling nemen.

Context project/programma

Veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het LDN, zoals generieke functies, moeten niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk. Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten en heeft daarvoor actuele en samenhangende informatie vanuit de pilots nodig.

Rol van de professional

De professional vervult de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard.

Opdracht

De professional is verantwoordelijk voor de procesmatige en administratieve ondersteuning en voor de kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening voor de PIB. De professional bewaakt dat onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden voorbereid, behandeld, vastgelegd en opgevolgd en dat de hiervoor benodigde informatie volledig en tijdig beschikbaar is.

Activiteiten

• Organiseren van de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten.
• Opstellen van de agenda, organiseren van de stukkenstroom en bewaken dat stukken en beslisdossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn.
• Zorgdragen voor actuele portfolio-informatie en planningsoverzichten.
• Vastleggen van besluiten, voorwaarden en acties en actueel houden van geregistreerde risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties.
• Bewaken van termijnen en opvolging en signaleren wanneer informatie ontbreekt, niet tijdig beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is.
• Zorgdragen voor een actuele, zorgvuldige vastlegging van PIB-documentatie met betrekking tot het pilotportfolio, voortgang en benodigde informatie voor faseovergangen.

Er wordt gezocht naar een pro actieve ervaren en zelfstandig werkende Secretaris die:

• gestructureerd en nauwkeurig werkt en overzicht houdt over meerdere onderwerpen;
• hoofd- en bijzaken onderscheidt en informatie compact en navolgbaar kan ordenen;
• tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is;
• effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties;
• helder en feitelijk communiceert;
• zorgvuldig en zelfstandig werkt.

Te behalen resultaten

Deelresultaten

• Uitgewerkte en toepasbare werkwijze voor voorbereiding, agendering, stukkenstroom, vastlegging van besluitvorming en opvolging van acties en besluiten.
• Samenhangende set werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten ter ondersteuning van informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen de PIB.
• Beslisdossiers en voortgangsoverzichten voor vooraf overeengekomen pilots en faseovergangen, met vastlegging van relevante besluiten, acties, afhankelijkheden, ontbrekende informatie, voorwaarden en risico’s.

Eindresultaten

• Portfolio-informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties voor de overeengekomen pilots zijn actueel en volledig vastgelegd.
• Openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en benodigde terugkoppelingen zijn inzichtelijk en volledig overgedragen.

Werkwijze en randvoorwaarden

• De professional werkt zelfstandig zonder werkinhoudelijke aansturing of leiding en gezag.
• Vrije vervanging is mogelijk, mits de vervanger over dezelfde kennis en kunde beschikt en na overleg en goedkeuring van ICTU.
• De professional bepaalt zelfstandig hoe, wanneer en waar de opdracht wordt uitgevoerd binnen de afgesproken kaders en normen.

Over de klant:

Algemeen

ICTU, samen werken aan een betere digitale overheid. ICTU biedt BYOD-voorzieningen aan voor externe medewerkers. Van de externe medewerker wordt verwacht dat diegene beschikt over een passend apparaat (laptop) en een mobiele telefoon om het werk uit te voeren. Tijdens het intakegesprek wordt het reglement zakelijke apparatuur op hoofdlijnen doorgenomen. ICTU hanteert voor ICT-voorzieningen een N-1 beleid.

Eisen:

• Afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
• Aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris of vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders.
• Aantoonbare ervaring met voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en vastlegging en opvolging van besluiten en acties.

Wensen:

• Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten
• Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging.
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming
•  Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
• CV in Word formaat