Functieomschrijving:

Omschrijving afdeling/team

Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De projectsecretaris voert de secretariële taken hands-on uit. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd.

Opdrachtomschrijving

Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen acties en besluiten.

Doel van de opdracht

De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.

Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor

• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam
• Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten
• (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder
  • organisatorische processen
  • informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer
  • voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

De Projectsecretaris heeft o.a. de volgende taken:

• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande/ project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties.
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en verbindende factor in het team.
• Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
• Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc.
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen;
• Bewaken en orderenen van de processen rondom het projectsecretariaat

Over de klant:

Rijkswaterstaat:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Eisen:

• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo niveau (bijvoorbeeld een secretarieel/economische opleiding)
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen.

Wensen:

• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (>200 mln)

Competenties:

Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘best for project’ in te vullen. Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Ook ben je flexibel, omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht

kan komen en je juist in deze functie ook goed moet kunnen schakelen tussen de opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Ook ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ondernemend en creatief,
• Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen
• Je werkt gestructureerd en georganiseerd
• Je werk goed zelfstandig en goed samen met een divers team
• Detailgericht, accuraat
• Proactief en oplossingsgericht.
• Flexibel en je kan snel schakelen.
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.

Werklocatie: Utrecht/Ntb Projectlocatie nabij Van Brienenoordbrug

Opdrachtdetails:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 8 Juli 2026, voor 09:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 78,25 / € 86,50 / Geen ZZP inzet mogelijk!!!

Optie tot verlenging : Ja,  5 * maximaal 12 maanden t/m uiterlijk 12-07-2032

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.