Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

De ministeries EZ, KGG en LVVN hebben de ambitie om de komende jaren hun informatie volledig, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk te krijgen en te houden. Onderdeel daarvan is het vergroten van de grip op informatie en het vereenvoudigen van het veiligstellen van informatie in het OpenText xECM-platform (DMS van de departementen) vanuit de samenwerkomgeving van Microsoft Teams.

Er is een duidelijke behoefte om archivering te automatiseren en onderdeel te maken van het reguliere werkproces, zodat informatie direct en correct wordt vastgelegd, zonder extra handmatige handelingen. Op basis van een eerder uitgevoerd vooronderzoek is vastgesteld dat een technische integratie tussen Microsoft Teams en xECM/SIRIS mogelijk is.

Deze opdracht is gericht op het bepalen van de technische haalbaarheid en functionele waarde van zo’n integratie in de vorm van een technische haalbaarheidsstudie en een proof of value. Daarnaast verkent de architect expliciet hoe deze integratie als blauwdruk kan dienen voor toekomstige koppelingen van Microsoft Teams met andere DMS-/ECM-systemen binnen het concern.

Werkzaamheden

• Uitvoeren van een technische haalbaarheidsstudie: verdiepen in beschikbare API’s, verkennen van integratiepatronen, opzetten van een eenvoudige werkende proefopstelling.
• Realiseren van een proof of value: een beperkte, werkende use case, bijvoorbeeld het archiveren van één documenttype uit Teams naar SIRIS.
• Opstellen van een adviesrapport met aanbevelingen voor herbruikbaarheid, generieke toepasbaarheid, benodigde inspanning en vervolgstappen.

Achtergrond opdracht

In de praktijk ontstaan steeds meer documenten in Microsoft Teams: binnen chats, vergaderingen, kanalen en projectomgevingen. SIRIS (gebaseerd op OpenText xECM) blijft het systeem van records voor archivering, duurzame toegankelijkheid en compliance. De huidige werkwijze vereist dat medewerkers documenten handmatig vanuit Teams overzetten naar SIRIS, inclusief het invullen van metadata. Dit proces is foutgevoelig, arbeidsintensief en leidt tot incomplete archivering. Een eerdere verkenning heeft aangetoond dat een technische oplossing mogelijk is. De huidige fase richt zich op onderzoek, experiment en onderbouwd advies, expliciet opgezet als blauwdruk voor een generieke voorziening voor koppelingen met andere DMS-/ECM-systemen.

Over de klant:

Het Ministerie van Economische zaken staat voor een duurzaam ondernemend Nederland. We zetten ons in voor een uitstekend ondernemersklimaat en een sterke internationale concurrentiepositie. Door de juiste randvoorwaarden te creëren en door ondernemers de ruimte te geven om te vernieuwen en te groeien. Door aandacht te hebben voor onze natuur en leefomgeving. Door samenwerking te stimuleren tussen onderzoekers en ondernemers. Zo bouwen we onze topposities in landbouw, industrie, diensten en energie verder uit en investeren we in een krachtig en duurzaam Nederland.

Eisen:

• Ervaring met architectuurvraagstukken, zoals het bewaken van samenhang.
• Begeleiden en opzetten van verandertrajecten binnen IV-omgeving.
• Borgen van informatie (proces, mens, techniek) op strategisch niveau.
• Kennis van en ervaring met Microsoft en ECM API-integraties of vergelijkbare interface-oplossingen.
• Begrip van samenhang tussen Microsoft Teams, OpenText xECM (SIRIS) en middleware zoals ESB of API-gateways.
• Ervaring met het opstellen van een PSA/haalbaarheidstudie.
• Kennis van en ervaring met informatiehuishoudingwet- en regelgeving en toepassing hiervan in systemen.
• Aantoonbare ervaring met ontwerpen en realiseren van technische DMS-integraties in complexe omgevingen; bij voorkeur als integratiearchitect, solution architect of technisch lead (5 jaar).
• Aantoonbare ervaring met integratievraagstukken binnen of met Microsoft 365 en Microsoft Teams (3 jaar).
• Aantoonbare ervaring met documentmanagementsystemen, bij voorkeur OpenText xECM of vergelijkbare ECM-oplossingen (3 jaar).
• Ervaring met Rijksoverheidsorganisaties (2 jaar).

Wensen:

• Kennis van informatiehuishouding en rijksbrede archiveringsdoelstellingen (zoals IHH).
• Bekendheid met het applicatielandschap binnen de Rijksoverheid is een pré.
• Ervaring met metadata-modellen en archiveringsregels (selectielijsten) is een pré.
• Diepgaande kennis van API’s en integratiepatronen binnen Microsoft 365.
• Door eerder opgedane ervaring als PMO snel werkprocessen eigen kunnen maken.

Competenties:

• Sterk analytisch vermogen.
• Technisch-inhoudelijke diepgang.
• Communicatieve vaardigheid.
• Proactief en zelfstandig werken.
• Structuur aanbrengen in verkenningsvraagstukken.
• Ervaring met proof of concepts of pilots.

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 21 Oktober 2025, voor 17.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Let op: De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door Circle8. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Rogier Reijgwart.