Functieomschrijving:

Let op!!! Het aanleveren van een toelichting op de eisen en de wensen is verplicht. Zonder deze toelichting kunnen wij helaas het CV niet meenemen in de procedure.

Omschrijf de context van het project/programma waarin de activiteiten plaatsvinden, wanneer en op grond waarvan is het project/programma afgerond en welke rol heeft de professional binnen het project/programma? 

ICTU helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur en op basis van inbesteding. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.

ICTU ondersteunt SZW bij het uitvoeren van het programma ‘Modernisering Applicatie Landschap unit SZW CN’

De RCN-unit Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zet zich enerzijds in voor een menswaardig bestaan voor iedereen in Caribisch Nederland en anderzijds voor veilige, gezonde en eerlijke werksituaties en houdt toezicht daarop. De unit keert zodoende namens het Ministerie sociale verzekeringen uit om bij te dragen aan bestaanszekerheid voor mensen die tijdelijk door bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap niet kunnen werken. Daarnaast is er de onderstandsuitkering om bij te dragen aan bestaanszekerheid voor inwoners die in een financiële noodsituatie verkeren.

Het programma staat onder leiding van een programmamanager. Voor de ondersteuning van de programmamanager zijn wij op zoek een ervaren, inhoudelijke en zelfstandig werkende programmasecretaris. 

Omschrijving einde project/programma: 

Het programma zal eindigen zodra de implementatie afgerond is.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma: 

Programmasecretaris zal zelfstandig ondersteuning bieden aan de programmamanager binnen het programmabureau.  

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? 

 De programmasecretaris werkt samen met de programmamanager aan dagelijkse programma-werkzaamheden. De secretaris is betrokken bij de inhoud van het programma en heeft een actieve en zelfstandige rol in het betrekken van alle stakeholders. Daarnaast zorgt de secretaris voor een ‘basis op orde’ als het gaat om administratieve zaken. In verband met de stakeholders vanuit het Caribisch gebied kan het voorkomen dat er afstemming is buiten kantoortijden. De secretaris is bereid om, vanwege het tijdsverschil met het Caribisch Nederland, beperkt buiten kantooruren, overlegmomenten (digitaal) bij te wonen.

De programmasecretaris zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:

• Organisatie, voorbereiding en verslaglegging/bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops, zoals interne projectoverleggen;
• Coördinatie en ondersteuning bij de voorbereiding van verschillende overleggremia, waaronder het stuurgroep-overleg door onder andere zorg dragen voor tijdige ontvangst van de benodigde stukken en het redigeren ervan;
• Ondersteunen bij het opstellen en bewaken van de planning, begroting en capaciteit;
• Ondersteunen bij het opstellen van periodieke voortgangsrapportages van het programma;
• Bijdrage leveren aan de interne communicatie en kennisdeling binnen het programmateam;
• Bijhouden, monitoren en ‘najagen’ van acties;
• Inrichting en beheer van het programmadossier;
• Zorgen dat relevante informatie over het programma beschikbaar is voor alle betrokkenen;
• Ondersteunende rol bij het registreren en beheren van risico’s en issues op programmaniveau;
• Overige administratieve ondersteuning van het project.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht: 

 Programmaproducten die worden ontwikkeld i.h.k.v. de voorbereidingsfase van het programma, die in het programma-archief terecht zullen komen.

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.  

Oplevering programma-archief.

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: 

Bij decharge van het programma.

Gewenst profiel:

De inhoudelijk programmasecretaris is ervaren aanpakker en heeft sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden. Daarnaast heeft de programmasecretaris affiniteit met Caribisch Nederland of met werken in een interculturele context.

Eisen:

• Minimaal een HBO werk- en/ of denkniveau;
• Beschikbaar per 1 november 2025;
• Ervaring als programma- of projectsecretaris;
• Ervaring met het redigeren van documentatie;
• Ervaring met het notuleren van inhoudelijke overleggen;
• Beheersing Microsoft kantoorautomatisering (w.o. Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
• Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
• CV in Word formaat

Wensen:

• Actuele kennis van- en ervaring met projectmatig werken in grote (rijks)overheidsorganisaties, blijkend uit CV.
• Ervaring met plannen, organiseren van bijeenkomsten, overleggen en workshops.
• Ervaring met verslaglegging/ bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops en bewaken van de voortgang en planning.
• Ervaring met het archiveren van project-/programmadocumentatie, bij voorkeur op de samenwerkingsomgeving van het Rijk.
• Ervaring met een AC-ICT toets op een programma vanuit SZW.

Competenties:

• Inhoudelijk betrokken bij het thema van het programma;
• Proactieve houding, vooruit kunnen denken;
• Service minded, ontzorgend;
• Accuraat;
• Plannen en organiseren;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlandse taal).

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 22 oktober 2025, voor 10:00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Lisa Verheij

• Tarief is marktconform aanbieden