Functieomschrijving:

Vacature: Implementatiemanager WPBOA (ProRail)

Voor het programma WerkPlekBeveiliging Op Afstand (WPBOA) is ProRail op zoek naar een resultaatgerichte Implementatiemanager die zelfstandig werkt aan een duidelijk afgebakende opdracht met concrete en meetbare resultaten. Deze rol richt zich op het deelproject “implementatie ARA”, waarin de ingebruikname centraal staat van een digitale oplossing voor het op afstand resetten van assentellers, specifiek voor de Havenspoorlijn.

Als Implementatiemanager ben je verantwoordelijk voor het coördineren, uitvoeren en borgen van de implementatie van deze oplossing. Je zorgt ervoor dat alle noodzakelijke organisatorische en operationele aanpassingen tijdig en zorgvuldig worden gerealiseerd. Daarbij werk je intensief samen met interne en externe stakeholders en beweeg je je in een complexe omgeving waarin techniek, processen en gebruikersbelangen samenkomen.

De opdracht is nadrukkelijk resultaatgericht. Van jou wordt verwacht dat je een volledig en door eindgebruikers gevalideerd gebruikersproces oplevert, gebaseerd op zorgvuldig opgehaalde wensen en eisen. Je vertaalt deze input naar concrete verbeteringen en borgt dat deze aansluiten op de praktijk. Daarnaast realiseer je een geactualiseerd regelgevingskader door de impact van het nieuwe proces op bestaande procedures en werkinstructies te analyseren en de benodigde aanpassingen te coördineren.

Ook ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen en actualiseren van het opleidingspakket, zodat alle betrokken gebruikers goed voorbereid zijn op de nieuwe werkwijze. Dit omvat zowel opleidingsplannen als ondersteunende materialen. Tot slot lever je een volledig overdrachts- en beheerdossier op, waarin beheerafspraken, verantwoordelijkheden en relevante eisen voor de beheerfase helder zijn vastgelegd. Hiermee zorg je ervoor dat de beheerorganisatie aantoonbaar gereed is voor een soepele overdracht en ingebruikname van de digitale oplossing.

De opdracht loopt tot en met 31 december 2027. Gedurende deze periode werk je met tussentijdse oplevermomenten, zodat voortgang, kwaliteit en draagvlak continu kunnen worden getoetst. De opdracht is succesvol afgerond wanneer alle producten tijdig en volledig zijn opgeleverd, voldoen aan de geldende kwaliteits- en compliance-eisen van ProRail, en de implementatiestrategie breed is geaccepteerd door de betrokken stakeholders binnen het WPBOA-programma.

Binnen deze rol werk je zelfstandig en bepaal je, binnen de kaders van het programma, je eigen aanpak. Je organiseert en realiseert de implementatieactiviteiten, stemt gericht af met stakeholders en beweegt je effectief binnen de bestaande besluitvormingsstructuren. Tegelijkertijd wordt van je verwacht dat je samenwerking actief opzoekt en verbinding creëert in de organisatie.

Deze opdracht betreft geen vervanging van een bestaande medewerker, maar een tijdelijke en specialistische rol gericht op het realiseren van een concreet implementatietraject. De benodigde expertise en capaciteit zijn niet beschikbaar binnen de lijnorganisatie, waardoor jouw inzet essentieel is voor het behalen van de programmadoelstellingen.

Additionele voorwaarden

• De implementatiemanager is verantwoordelijk voor het organiseren, aansturen en borgen van een geaccepteerde implementatie:
• Regie voeren op de implementatieaanpak: opstellen, onderhouden en uitvoeren van de implementatiestrategie, inclusief het uitwerken en actueel houden van een Plan B.
• Coördinatie van proces-, regelgeving- en werkinstructiewijzigingen: afstemmen met proceseigenaren en stakeholders over noodzakelijke aanpassingen en zorgen voor tijdige besluitvorming en autorisatie.
• Faciliteren van opleiding en veranderbereidheid: afstemmen van opleidingsbehoeften en zorgen dat medewerkers tijdig en adequaat zijn voorbereid op de nieuwe werkwijze.
• Begeleiden van de overgang naar beheer: organiseren en begeleiden van de overdracht naar de beheerorganisatie, inclusief het vastleggen van beheerafspraken en aanbestedingsuitgangspunten.
• Stakeholdermanagement en communicatie: actief onderhouden van relaties met betrokken interne en externe partijen, creëren van draagvlak en transparant informeren over voortgang, risico’s en impact.
• Risico- en afhankelijkhedenmanagement: signaleren van knelpunten en afhankelijkheden in de implementatie en hier tijdig op acteren met mitigerende maatregelen.

Over de klant:

Bij Asset Management zijn we samen verantwoordelijk voor de optimale betrouwbaarheid en veiligheid van het spoornet. Door goed onderhoud en beheer houden we het bestaande spoor in topconditie, zodat de dienstregeling zonder verstoringen kan worden uitgevoerd. Asset Management werkt vanuit het hoofdkantoor in Utrecht en de vier regiokantoren in Amsterdam, Eindhoven, Rotterdam en Zwolle.

Omschrijving van de afdeling

Het programma Werkplekbeveiliging Op Afstand (WPBOA) ontwikkelt en implementeert een uniforme, digitale methode voor werkplekbeveiliging op het spoor en bereidt in drie fases de landelijke invoering voor, uiterlijk eind 2029. De directeur AM is opdrachtgever en de programmamanager rapporteert periodiek aan de stuurgroep. Het programma bestaat uit de werkstromen ICT, Veranderopgave AM Veranderopgave implementatie/werkzones en AM product/proces ondersteund door het onderdeel Safety voor borging van veiligheidseisen. De inhuurprofessional zal ingezet worden bij de werkstroom Veranderopgave AM op het deelproject ‘Implementatie ARA’ (Assenteller Reset Applicatie)

Eisen:

Minimale eisen (harde criteria)

• Minimaal 5 jaar ervaring als adviseur in projecten en programma's binnen de publieke infrasector, waarbij sprake is van meerdere belangen, partijen en afhankelijkheden.
• Ervaring met digitale implementatietrajecten waarbij operationele eindgebruikers centraal staan en de nadruk lag op de benodigde organisatie- en gedragsverandering.
• Ervaring met het opstellen en valideren van gebruikersprocessen, inclusief afwijkende scenario's, in samenwerking met IT-leveranciers, functioneel beheer en/of eindgebruikers.
• Ervaring met stakeholdermanagement met verschillende disciplines (operatie, IT, beheer of business) in een omgeving waarin publieke opdrachtgevers, commerciële partijen en operationele eindgebruikers gelijktijdig betrokken zijn.
• Ervaring met het opstellen van begrijpelijke en doelgroepgerichte communicatie en documentatie in projecten waarin beleidsdoelen, procesveranderingen en technische ontwikkelingen samenkomen.
• Ervaring binnen ProRail (inclusief partijen die ProRail als opdrachtgever hebben) of met infrabeheerders in een vergelijkbare gereguleerde omgeving
• Kennis van het PGO-gebied Zee-Zevenaar en het belangenveld rondom de Havenspoorlijn is een pré

Competenties:

Competenties

• Verbindend en organiserend vermogen: weet mensen bij elkaar te brengen, afspraken te organiseren en overzicht te creëren, ook zonder formele aansturingsrol.
• Procesanalytisch vermogen: kan zich snel een beeld vormen van bestaande werkwijzen, signaleert knelpunten en draagt samen met betrokkenen bij aan werkbare verbeteringen.
• Hands‑on en uitvoeringsgericht: neemt initiatief en levert op eigen kracht concrete resultaten op, zoals procesbeschrijvingen, werkinstructies, implementatieafspraken en overdrachtsdocumentatie.
• Omgevingssensitiviteit: begrijpt dat verschillende stakeholders verschillende belangen, tempo’s en prioriteiten hebben en kan hier effectief mee omgaan.

Opdrachtdetails:

Interesse?

De aanbieding dient volledig en uitsluitend te worden aangeleverd in één (1) Word-document.

Aanbiedingen die niet voldoen aan onderstaande eisen worden niet in behandeling genomen.

1. Voorblad (verplicht – exact onderstaande onderdelen opnemen)

Het document start met een voorblad met daarin:

• Voor- en achternaam kandidaat
• Woonplaats
• Beschikbaarheid (aantal uur per week + startdatum)
• Tarief (€ per uur, excl. btw, all-in inclusief BYOD)
• Detachering via (naam toeleverancier) of ZZP (kvk nummer en bedrijfsnaam)
• VOG beschikbaar (ja/nee)
• Referenties (op aanvraag beschikbaar)

2. Inhoud document (in onderstaande volgorde)

Na het voorblad bevat het document:

1. Uitwerking van alle eisen en wensen (expliciet en concreet onderbouwd)
2. Korte motivatie van de kandidaat (max. ±10 regels, to the point)
3. Volledig CV van de kandidaat

Belangrijke voorwaarden

• Alleen complete en correct gestructureerde documenten worden beoordeeld
• Afwijkingen van dit format leiden tot directe afwijzing
• Meerdere documenten of afwijkende formats worden niet geaccepteerd

Stuur uw aanbieding uiterlijk op 13 Juli 2026, voor 17:00 uur

Bandbreedte tarief € 128,- / € 138,-

Mogelijke verlengingen na de initiële einddatum: Ja

ProRail houdt zich het recht voor om gedurende de deelovereenkomst de werkzaamheden, contracturen en inhuurduur te wijzigen tegen dezelfde voorwaarden als opgenomen in de raamovereenkomst.