Functieomschrijving:

Let op!!!!

Het aanleveren van een beargumentering van de eisen en de wensen is verplicht. Zonder deze beargumentering kunnen wij het CV helaas niet in behandeling nemen.

Beschrijving project/programma:

Het Event Rules-as-Code (RaC) wordt uitgevoerd in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). De uitvoering ligt bij ICTU/Digicampus. Het betreft een tweedaags internationaal congres in maart/april 2026 in Den Haag. De voertaal is Engels.

Het event brengt Nederlandse en Europese stakeholders samen die actief zijn op het gebied van wet- en regelgeving in digitale vorm. Doel is kennisdeling, samenwerking stimuleren en zichtbaarheid van Nederlandse projecten vergroten. Het programma bestaat uit keynotes, panels, showcases en co-creatiesessies. Het event maakt deel uit van de Europese GovTech4All-2 agenda en draagt bij aan de positionering van Nederland als kennispartner in Europa.

Omschrijving einde project/programma:

Het project is afgerond wanneer het Event Rules-as-Code succesvol is georganiseerd en uitgevoerd (maart/april 2026), inclusief:

• Logistieke uitvoering (locatie, catering, techniek, uitnodigingstraject, registratie, badges).
• Inhoudelijke programmering (keynotes, panels, co-creatiesessies).
• Vastlegging in beeld en verslaglegging (presentaties, sfeervideo, evaluatie).
• Oplevering van het eindverslag en evaluatie, inclusief lessons learned.

Het project eindigt formeel op 30 april 2026, na afronding van alle financiële en inhoudelijke verantwoording.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:

Rol van de Eventmanager:

Verantwoordelijk voor de volledige organisatie van het internationale Event Rules-as-Code:

• Middels co-creatiesessie ideeën vertalen naar de uitvoering van het evenement.
• Leveranciersaansturing.
• Draaiboeken.
• Deelnemersregistratie.
• On-site regie tijdens beide dagen.
• Eindrapportage.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? 

De Eventmanager is verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren (inclusief nazorg) van het Event Rules-as-Code (RaC) in maart/april 2026.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn: 

• Opzetten van programma en inzet van communicatiemiddelen en -tools. Opzetten en coördinatie van planning, logistieke en operationele draaiboeken opstellen, samen met de projectleider en communicatieadviseur;
• Onderzoeken, adviseren en vastleggen van de locatie, catering en techniek;
• Zorgdragen voor realisatie van middelen, coördinatie met leveranciers (AV, registratieplatform, drukwerk, catering, etc.) in samenwerking met communicatieadviseur;
• Coördinatie en beheer van registratie, bevestigingen en badges samen met de communicatieadviseur;
• Afstemming en briefings met sprekers en dagvoorzitter;
• Productie van communicatie-uitingen (banners, podium, huisstijlmiddelen) samen met de communicatieadviseur;
• On-site regie en begeleiding tijdens beide eventdagen (eindverantwoording voor de gehele productie op locatie);
• Zorgdragen voor afhandeling van administratieve processen;
• Coördinatie algemene informatie voor de internationale deelnemers/sprekers;
• Evalueren van de opgeleverde resultaten.

Nauwe samenwerking met de Communicatieadviseur en Projectleider over de inhoud en de communicatie voor de uitnodigingen naar de deelnemers en spreker.

Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? 

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht: 

• Vastgelegde locatie(s) inclusief contracten voor catering en techniek;
• Geregistreerde deelnemers, registratieplatform (volgens AVG, Privacy) ingericht samen met de Communicatieadviseur;
• Vastgestelde en bevestigde sprekers, dagvoorziter en programma;
• Uitgevoerd tweedaags Event Rules-as-Code (maart/ april 2026);
• Eindevaluaties uitgezet bij deelnemers en opdrachtgever.

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.  

• Succesvol uitgevoerd 2-daags Event Rules-as-Code met ca. 150–200 deelnemers;
• Documentatiepakket: presentaties, video-/sfeerverslag, badges en draaiboek;
• Gedocumenteerde evaluatie met lessons learned en aanbevelingen.

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: 

De opdracht is afgerond wanneer het Event Rules-as-Code (RaC) is uitgevoerd en de evaluatie en eindrapportage zijn opgeleverd en geaccepteerd door de opdrachtgever, uiterlijk 30 april 2026.

Gewenst profiel

De eventmanager is organisatorisch sterk en heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hij/zij heeft het vermogen om internationale evenementen, congressen en overheidsbijeenkomsten van A tot Z te organiseren en te coördineren op uitvoering. De eventmanager is sterk in planning en coördinatie, kan schakelen met verschillende stakeholders (ministeries, EU-partners, leveranciers).  De eventmanager is zowel secuur, creatief als praktisch ingesteld en weet ideeën te vertalen naar de uitvoering van evenementen. 

De eventmanager beschikt over uitgebreide kennis op het gebied van projectmanagement, financieel beheer, licht-, geluid- en beeldtechniek en is op de hoogte van actuele ontwikkelingen in de congresmarkt. De eventmanager is in staat om duidelijke planningen te maken, helder te communiceren, begrotingen op te stellen en de betrokken partijen op een professionele manier aan te sturen.

Eisen:

• Minimaal HBO werk-/denk niveau;
• ·Minimaal 8 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren van grootschalige internationale overheidsevenementen en binnen de digitale overheid;
• Ervaring met leveranciersmanagement (locatie, AV, catering, registratieplatform);
• Aantoonbare ervaring met sprekerscoördinatie en briefings (incl. internationale keynotes);
• Kennis van AVG, privacybeleid, digitale toegankelijkheid en het gebruik van registratiesites bij evenementen. Deze expertise is aantoonbaar opgedaan tijdens eerdere evenementen en komt duidelijk terug in het CV;
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels (schriftelijk en mondeling).

Wensen:

• Aantoonbare ervaring met de organisatie van grootschalige internationale (EU-)overheidsevents op het thema van betere dienstverlening
• Ervaring met het tot een succes maken (zowel organisatorisch als inhoudelijk) van events. Onderbouwen met evaluaties van eerdere evenementen.
• Ervaring met branding en positionering van (overheids)evenementen.
• Ervaring met uitnodigingstraject zoals registratie-/badgeplatformen en no-show management. Daarbij bekend met het AVG, Privacy en digitale toegankelijkheid beleid. 

Arbeidsvoorwaarden:

Aanvullende informatie:

• Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
• CV in Word formaat
• Richttarief: €82 / €85 (let op, tarief weegt voor 30% mee in de beoordeling bij ICTU)
• Gewenste dagen in de week zijn flexibel i.v.m leveranciers/locatie
• Het is een inzet voor 3 uur gemiddeld in de week

Stuur ons dan uiterlijk 23 september 2025, voor 14.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Lisa Verheij