Functieomschrijving:

Projectomschrijving

Context van het project/programma Het programma "Gebruiker Centraal" wordt uitgevoerd in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). ICTU beheert, in opdracht van BZK, de kenniscommunity Gebruiker Centraal. Deze community richt zich op bewustwording, kennisuitwisseling, inspiratie en ondersteuning van professionals die werken aan de dienstverlening en communicatie van de overheid.

Afronding van het project/programma Het programma is afgerond wanneer de opdrachtgever een landingsplaats heeft gevonden voor alle activiteiten en instrumenten van Gebruiker Centraal. Deze moeten zijn overgedragen aan de betreffende beheerpartij, de nazorg moet zijn uitgevoerd en er moet financiële en inhoudelijke decharge hebben plaatsgevonden.

Rol van de professional De professional vervult de rol van Event Manager voor de organisatie van drie jaarlijkse conferenties in 2026, 2027 en 2028.

Opdrachtdetails

Opdracht en activiteiten De Event Manager is verantwoordelijk voor de volledige organisatie, uitvoering en nazorg van de Gebruiker Centraal conferenties in 2026, 2027 en 2028.

De bijbehorende activiteiten per conferentie zijn:

• Opzetten van het programma en de inzet van communicatiemiddelen en -tools.
• Zorgdragen voor de realisatie van benodigde middelen (incl. contact met leveranciers).
• Onderzoeken van en adviseren over de locatiekeuze.
• Coördinatie van de planning en logistiek.
• Coördinatie van het proces van uitnodigingen en bevestigingen.
• Zorgdragen voor de afhandeling van administratieve processen.
• Evalueren van de opgeleverde resultaten.

Concrete resultaten

• Deelresultaten (per conferentie):
  • Vastgelegde locaties.
  • Geregistreerde deelnemers.
  • Uitgevoerde conferenties.
  • Eindevaluaties uitgezet bij deelnemers en opdrachtgever.
• Eindresultaten (einde opdracht):
  • Drie gerealiseerde conferenties van Gebruiker Centraal.
  • Uitgevoerde en gedocumenteerde evaluaties van deze evenementen.

Beëindiging van de opdracht De opdracht is afgerond en beëindigd na de afronding van de laatste conferentie, inclusief de volledige nazorg- en evaluatieperiode.

Beoordeling en Risico's

Beoordeling van werk en resultaten

• Maandelijks: Voortgangsbespreking van de te organiseren evenementen en kennissessies met de opdrachtgever.
• In aanloop naar conferenties: Een serie voortgangsoverleggen die circa 9-10 maanden voor de conferentie start. De frequentie intensiveert van maandelijks naar tweewekelijks en eventueel wekelijks vlak voor het evenement.
• Na elk evenement: Eindevaluaties worden besproken met de opdrachtgever.

Risico's betreffende de duur De kans dat de verwachte duur wordt overschreden, wordt klein geacht. Wijzigende beleidsinzichten bij de opdrachtgever kunnen echter wel impact hebben op de duur.

Profiel en Expertise

Specifieke kennis van de professional De professional beschikt over specifieke kennis waar het eigen personeel van de opdrachtgever niet over beschikt:

• Ervaring met de organisatie van (meerjarige) evenementen.
• Ervaring met de organisatie van evenementen binnen de thema’s van het programma Gebruiker Centraal.
• Ervaring met het succesvol maken van een evenement, zowel organisatorisch als inhoudelijk.

Gewenste profiel De eventmanager is organisatorisch sterk, secuur, creatief en praktisch ingesteld, met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Hij/zij kan ideeën vertalen naar de praktische uitvoering van evenementen en deze van A tot Z coördineren.

De eventmanager beschikt over uitgebreide kennis op het gebied van:

• Projectmanagement
• Financieel beheer
• Licht-, geluid- en beeldtechniek
• Actuele ontwikkelingen in de congresmarkt

Daarnaast is de eventmanager in staat om duidelijke planningen en begrotingen op te stellen, helder te communiceren en alle betrokken partijen professioneel aan te sturen.

Over de klant:

ICTU

Eisen:

• Minimaal HBO werk-/denk niveau

• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren van grootschalige conferenties binnen de digitale overheid

• Ervaring met de organisatie van conferenties binnen de thema’s van het programma Gebruiker Centraal.

• Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
• CV in Word formaat

Wensen:

• Meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring met de organisatie van grootschalige conferenties binnen de digitale overheid.
• Aantoonbare ervaring met het vervullen van een projectleidersrol (aansturing projectteam, budget verantwoordelijkheid, bewaking planning, verantwoording) bij (meerdaagse) interbestuurlijke conferenties.
• Ervaring met het organiseren van online conferenties voor de overheid, voor meer dan 500 deelnemers met plenair programma en subsessies.

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 1 september 2025, voor 08:30 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Yvette Ronteltap