Functieomschrijving:

(Alleen detachering, géén zzp)

Als Documentalist binnen het Contractmanagementteam (CMT) HSL-Zuid zorg je voor structuur, overzicht en betrouwbaarheid van documentatie binnen een complex DBFM‑contract met Infraspeed. Je speelt een belangrijke rol in het borgen, beheren en ontsluiten van contract- en projectdocumentatie, met speciale aandacht voor de voorbereidingen richting de demobilisatiefase van het contract (tot 2031).

Je ondersteunt het team door ervoor te zorgen dat informatie volledig, actueel en vindbaar is, en dat documentstromen voldoen aan geldende afspraken, procedures en kwaliteitseisen. Daarmee draag je direct bij aan beheersing van risico’s, goede besluitvorming en een zorgvuldige overdracht van kennis en assets.

In afstemming met de Manager CMT en teamleden over documentatiebehoeften. Contact onderhouden met interne en externe stakeholders over aanlevering, vastlegging en gebruik van documenten (met name afdeling Duurzaam Toegankelijke Informatie). Fungeren als vraagbaak voor documentatie- en archiveringsvraagstukken binnen het team.

Over de klant:

Je maakt deel uit van het Contractmanagementteam (CMT) HSL Zuid en werkt nauw samen met de andere teamleden. Het team is hecht, gericht op samenwerking en er heerst een informele en constructieve sfeer. Het CMT HSL-Zuid is onderdeel van het Programma HSL binnen het Cluster Assetmanagement. De standplaats is Utrecht.

Eisen:

• Minimale eisen (harde criteria)Opleidingsniveau en studierichting: HBO werk- en denkniveau
• Minimaal [aantal] jaar werkervaring in: > 7 jaar
• Ervaring met: Ervaring met documentbeheer, informatiebeheer of administratieve ondersteuning binnen projecten of contracten. Ervaring met beschrijven en archiveren van complexe archieven. Ervaring met Sharepoint. Ervaring in een technisch of infrastructureel werkveld is een plus.

Competenties:

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je hebt affiniteit met documentmanagement binnen een technische, bestuurlijke of contractuele omgeving.
• Je bent proactief en signaleert knelpunten voordat ze problemen worden.
• Je kunt goed plannen en organiseren en behoudt overzicht in een complexe omgeving.
• Je communiceert duidelijk en prettig met verschillende stakeholders.
• Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op met het team.

Opdrachtdetails:

Interesse?

Aanleverinstructie kandidaat (verplicht format)

De aanbieding dient volledig en uitsluitend te worden aangeleverd in één (1) Word-document.

Aanbiedingen die niet voldoen aan onderstaande eisen worden niet in behandeling genomen.

1. Voorblad (verplicht – exact onderstaande onderdelen opnemen)

Het document start met een voorblad met daarin:

• Voor- en achternaam kandidaat
• Woonplaats
• Beschikbaarheid (aantal uur per week + startdatum)
• Tarief (€ per uur, excl. btw, all-in inclusief BYOD)
• Detachering via (naam toeleverancier)
• VOG beschikbaar (ja/nee)
• Referenties (op aanvraag beschikbaar)

2. Inhoud document (in onderstaande volgorde)

Na het voorblad bevat het document:

1. Uitwerking van alle eisen en wensen (expliciet en concreet onderbouwd)
2. Korte motivatie van de kandidaat (max. ±10 regels, to the point)
3. Volledig CV van de kandidaat

Belangrijke voorwaarden

• Alleen complete en correct gestructureerde documenten worden beoordeeld
• Afwijkingen van dit format leiden tot directe afwijzing
• Meerdere documenten of afwijkende formats worden niet geaccepteerd

Stuur uw aanbieding uiterlijk op 23 april 2026, voor 17:00 uur

Bandbreedte tarief € 80,- / € 87,-

Mogelijke verlengingen na de initiële einddatum: Ja

 ProRail houdt zich het recht voor om gedurende de deelovereenkomst de werkzaamheden, contracturen en inhuurduur te wijzigen tegen dezelfde voorwaarden als opgenomen in de raamovereenkomst.