Functieomschrijving:

Opdrachtgever: Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Achtergrond Opdracht

Rijkswaterstaat staat voor een grote onderhoudsopgave. Veel sluizen, bruggen, tunnels en viaducten uit de jaren vijftig en zestig zijn toe aan renovatie en/of vervanging. Dit is ook het geval in de regio Zee en Delta, waar een vijftal sluizen ingrijpende maatregelen nodig heeft.

Dit vraagt, naast flinke investeringen, om menskracht en specifieke kennis. Om dit te realiseren zoekt het projectteam een Adviseur Documentmanagement.

Opdrachtomschrijving: Adviseur Documentmanagement

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het Document Management Systeem (DMS) door projectmedewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers en het geven van training.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren.

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS.
• Het maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het DMS naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze hun taken zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie.
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.

1. Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en conform de kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen, selecteren, metadata).
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en de archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Eisen:

• Je hebt HBO denk- en werkniveau en/of een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het werken met een Document Management Systeem (DMS) en in het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen:

• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• Aantoonbare kennis van, en ervaring met, een overheidsinstelling.
• Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met het werken met een documentbeheersysteem (DMS) en archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat.

Competenties:

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen).
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen).

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:

• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.

• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn (weten wat er binnen de organisatie speelt).
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren.
• Zelfontwikkeling (leren van je omgeving en dit toepassen).
• Zelfstandigheid (initiatief nemen en collega’s opzoeken wanneer nodig).

Arbeidsvoorwaarden:

 Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 29 september 2025, voor 09:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 65.- /€78,25 - GEEN ZZP INZET MOGELIJK

Optie tot verlenging : Ja, 3x 12 maanden

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.