Functieomschrijving:

Programmateam beweegbare bruggen

Beweegbare bruggen zijn een essentieel onderdeel van onze wegen en vaarwegen. Rijkswaterstaat beheert bijna 200 beweegbare bruggen. Bijna de helft hiervan behoeft vóór 2040 groot variabel onderhoud (GVO) of een grondige renovatie dan wel complete vervanging. Om deze opgave het hoofd te bieden start Rijkswaterstaat met een programmateam beweegbare bruggen. Een programmatische aanpak waarbij meerdere beweegbare bruggen, onder één contract, in een verkorte looptijd achter elkaar worden opgepakt en gerealiseerd. Het betreft voor de organisatie een nieuwe aanpak, waarin veel zaken efficiënter worden opgepakt.

De programmatische aanpak van Rijkswaterstaat brengt ook veranderingen met zich mee voor het vakgebied documentmanagement. Waar documentmanagement voorheen per brug werd ingericht, gebeurt dit nu op programma- en clusterniveau. Hierbij worden meerdere bruggen gezamenlijk beheerd binnen één uniforme omgeving. Deze ontwikkeling vraagt om verdere optimalisatie en standaardisatie van processen en stelt nieuwe eisen aan de rol van documentalist. Daarom zoeken wij een enthousiaste en ervaren documentalist die samen met ons het documentmanagement binnen het programma verder vormgeeft en versterkt. 

Opdrachtomschrijving

De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders en richtlijnen van het project. Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers bij het correct vastleggen, beheren en archiveren van informatie. Je draagt zorg voor het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast houd je het ordeningsplan actueel, beheer je dossiers, verzorg je autorisaties en ondersteun je projectmedewerkers met trainingen, instructies en advies. Ook zorg je ervoor dat de benodigde middelen beschikbaar zijn om documentbeheer efficiënt uit te voeren. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het coachen van projectmedewerkers. Je vergroot hun bewustzijn van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming en helpt hen deze op een juiste en zelfstandige manier uit te voeren. Hiermee lever je een bijdrage aan de continue verbetering van de informatiehuishouding binnen het project. 

Binnen deze opdracht voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Opstellen, beheren en actueel houden van de autorisatiematrix
• Verlenen, wijzigen en intrekken van autorisaties binnen het documentmanagementsysteem
• Inrichten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten op basis van de informatiebehoefte van gebruikers
• Inwerken en instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archiefvorming
• Aanmaken, ordenen, waarderen, selecteren en beheren van (sub)dossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur
• Actueel houden van documentatie die betrekking heeft op het projectarchief
• Verplaatsen en herstructureren van documenten en (sub)dossiers wanneer de archiefstructuur daarom vraagt
• Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders
• Zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers
• Signaleren en melden van verstoringen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en samenwerken met de verantwoordelijke beheerorganisatie
• Inventariseren en aandragen van verbetervoorstellen voor applicaties en processen, conform de procedures van LFB.

Doel van de opdracht:

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur). 

Over de klant:

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Eisen:

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding. 
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen. 

Wensen:

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten. 
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata). 
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie. 
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties 

Competenties:

• Analytisch denkvermogen: je legt verbanden tussen informatie, processen en systemen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling: je ondersteunt gebruikers op een toegankelijke en oplossingsgerichte manier.
• Hands-on mentaliteit: je denkt in mogelijkheden en komt met praktische, werkbare oplossingen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, waaronder: o het opstellen van rapportages, instructies en hulpmiddelen; o het begeleiden en instrueren van gebruikers.
• Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Proactieve houding: je signaleert kansen en verbeterpunten en handelt hiernaar.
• Plannen en organiseren: je organiseert je werk zelfstandig, stelt prioriteiten en haalt deadlines op een gestructureerde manier.
• Zelfontwikkeling: je leert van ervaringen en past nieuwe inzichten toe in je werk.
• Zelfstandigheid: je neemt initiatief, werkt zelfstandig en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is. 

Opdrachtdetails:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 14 Augustus 2026, voor 17:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 72,50 / € 78,25 / Geen ZZP inzet mogelijk!!

Optie tot verlenging : Ja,  3 x maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.