Functieomschrijving:

Opdrachtbeschrijving

Het onderzoek zal uit twee fasen bestaan: (A) Het komen tot een goed archiefbeleid dat als input kan dienen voor een te selecteren DMS en (B) op basis van eisen en wensen te komen tot een verkennend marktonderzoek en vervolgens een selectie van DMS dat vervolgens binnen RN geïmplementeerd gaat worden.

Opdracht tot Onderzoek

• Een overzicht van vigerende archiefwetgeving van toepassing zijn op RN (op documentsoort X is bewaartermijn Y van toepassing).
• Een passend beleidsdocument “archiefbeleid RN”.
• Een voorstel voor de organisatorische inrichting.
• Een migratievoorstel om te komen van de huidige situatie naar een geïmplementeerd archiefbeleid inclusief borging.
• Een geschetste aanpak van het vervolgtraject (fase B) om te komen tot een implementatie van een DMS binnen RN inclusief een inschatting in doorlooptijd en kosten.
• Een document “eisen en wensen DMS” voorvloeiend uit het onderzoek.

Achtergrond opdracht

RN kampt met een gebrek aan georganiseerd documentbeheer. Dit betekent dat digitale documenten verspreid en moeilijk te vinden zijn en niet efficiënt beheerd worden. Een Document Management Systeem (DMS) kan hierbij helpen door een gestructureerde aanpak te bieden voor het vastleggen, beheren en opslaan van digitale documenten.

Een DMS biedt toegangscontroles en gebruikersrechten. Hierdoor kunnen alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke documenten. Gevoelige informatie, geclassificeerd als vertrouwelijk en/of niet-openbaar blijft veilig. Door gestructureerd documentbeheer kunnen medewerkers hun tijd efficiënter besteden. Ze hoeven niet te zoeken naar verloren documenten en kunnen zich richten op hun kerntaken en een DMS vergemakkelijkt samenwerking doordat teams documenten kunnen delen, bewerken en feedback kunnen geven.

Bij het beschouwen van de verschillende oplossingen in het kader van een DMS, zal er tevens gekeken moet worden naar wat ons document-/archiefbeleid is, als input voor het selecteren van een oplossing.

Over de klant:

Reclassering Nederland is een privaatrechtelijke stichting met eigen rechtspersoonlijkheid die werkt aan een veiliger samenleving. Samen met justitie, politie, gemeenten en het gevangeniswezen zetten we alles op alles om te voorkomen dat mensen opnieuw de fout in gaan. Dat doen we door aan de slag te gaan met verdachten en veroordeelden en hen aan te sporen hun gedrag te veranderen. Dat gebeurt vanaf hun arrestatie tot het moment dat zij weer op vrije voeten zijn. Medewerkers van Reclassering Nederland werken volgens uitgekiende methodes en op basis van wetenschappelijke ontwikkelingen. Het reclasseringswerk is het middelpunt van onze taak: bijdragen aan een veiliger samenleving. De afdeling I&F is onder meer verantwoordelijk voor de ICT-infrastructuur binnen de organisatie. De afdeling ondersteunt collega’s met betrouwbare oplossingen op basis van de generieke infrastructuur die constant wordt verbeterd. De afdeling beheert ruim 3.200 accounts van de drie Reclasseringsorganisaties (3RO) bestaande uit Reclassering Nederland, Leger des Heils en Verslavingsreclassering GGZ. De afdeling I&F beheert de volledige ICT-infrastructuur van Reclassering Nederland en van de andere twee reclasseringsorganisaties de Citrix-omgeving. De afdeling I&F bestaat uit 50 fte en bestaat naast het management, de Servicedesk en Bureau IRIS, uit vijf beheerteams: Citrix/Windows, Netwerken, Technisch applicatiebeheer, Unix/DBA en Functioneel Beheer Bedrijfsvoering. Bureau IRIS bestaat uit functioneel beheerders en ontwikkelaars die verantwoordelijk zijn voor het primaire clientvolgsysteem IRIS en de omgeving Portalen van de 3RO. Het team Statistische Informatievoorziening en Beleidsanalyse (SIBA) ontsluit, veredelt en analyseert gegevens uit het primaire proces en vanuit de keten. Op basis van deze data maakt en levert het team stuurinformatie, verantwoordingsinformatie en beleidsanalyses voor de 3RO. Daarnaast voert het team kwantitatief en kwalitatief onderzoek uit, vaak in samenwerking met een breed netwerk van kennis- en onderzoeksinstellingen en justitiële ketenpartners. SIBA ontwikkelt en beheert het volledige reclasseringsdatawarehouse gebaseerd op de brondata van het primaireprocessysteem IRIS.

Eisen:

• Aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie (minimaal 2 jaar).
• Kennis van archiefwetgeving in relatie tot politie/reclassering.
• Kennis van documentaire informatievoorziening, archiefwet en bewaartermijnen.
• Ervaring met het definiëren van eisen en wensen voor een aanbesteding Document Management Systeem.

Wensen:

• Ruime kennis van documentaire informatievoorziening.
• Ruime kennis van de archiefwet.
• Ruime kennis van bewaartermijnen.
• Ervaring met het opstellen van archiefbeleid.
• Ervaring met het definiëren van eisen en wensen t.b.v. een aanbesteding Document Management Systeem.

Competenties:

• Luisteren.
• Analyseren.
• Samenvatten.
• Beschrijven.
• Begrijpelijk schrijven van een (archief)beleidsdocument.

Opdrachtdetails:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 5 Januari 2026, voor 12.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Let op: Deze aanvraag betreft een ondersteunende rol en in de rol volg je instructies op van een leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om deze rol als ZZP'er te vervullen.