Functieomschrijving:

Over de opdrachtgever:

Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) speelt een cruciale rol in de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) valt het COA onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister van Asiel en Migratie. Het COA werkt nauw samen met andere organisaties binnen de vreemdelingenketen, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Vreemdelingenpolitie en de Koninklijke Marechaussee.

Binnen deze dynamische en maatschappelijk relevante organisatie zijn wij op zoek naar een gedetacheerde beleidsadviseur/beleidsmedewerker die zich specifiek  richt op het opstellen van beleid met betrekking tot informatiehuishouding. Naast het opstellen van beleid zal de beleidsmedewerker ook de communicatieve coördinatie en implementatie ervan verzorgen.

Functieomschrijving:

Als beleidsmedewerker Records- en Datamanagement ben je verantwoordelijk voor het ontwikkelen, actualiseren en onderbouwen van beleid voor goed informatiebeheer binnen het COA. Je werkt vanuit het team RDM en levert beleidsvoorstellen die bijdragen aan een duurzame, rechtmatige en toekomstbestendige informatiehuishouding, in lijn met DUTO, de Archiefwet en aanverwante wet- en regelgeving.

Je analyseert ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitale duurzaamheid en vertaalt deze naar concreet en toepasbaar beleid voor het COA. Daarbij werk je nadrukkelijk samen met andere beleidsadviseurs Recordsmanagement, medewerkers Informatiebeheer en relevante stakeholders binnen en buiten RDM. Je draagt zorg voor de inhoudelijke kwaliteit, consistentie en uitvoerbaarheid van het informatiebeheerbeleid.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Ontwikkelen van informatiebeheerbeleid: Je stelt beleidsvoorstellen op voor goed informatiebeheer, waaronder beleid op DUTO, documentbeheer, vervanging, vernietiging en overbrenging. Je zorgt voor een heldere beleidsmatige onderbouwing en aansluiting op organisatiebrede doelen.

• Beleidsvertaling wet- en regelgeving: Je vertaalt externe ontwikkelingen zoals de (vernieuwde) Archiefwet, Woo, rijksbrede kaders en richtlijnen naar COA-specifiek beleid en kaders voor uitvoering.

• Advisering en kaderstelling: Je adviseert management, beleidsmakers en uitvoerende teams over de inrichting en doorontwikkeling van de informatiehuishouding en stelt inhoudelijke kaders waarbinnen uitvoering plaatsvindt.

• Samenhang en consistentie: Je bewaakt samen met je collega’s de samenhang tussen verschillende beleidsdocumenten, richtlijnen en plannen, waaronder het informatiebeheerplan, en zorgt voor consistentie binnen het beleid van RDM.

• Onderbouwing en impactanalyse: Je brengt de impact van beleidsvoorstellen in kaart op processen, systemen en organisatie en zorgt dat beleidskeuzes goed zijn onderbouwd en uitvoerbaar.

• Kennisdeling en positionering RDM: Je draagt bij aan de inhoudelijke profilering van RDM door kennis te delen, beleid toe te lichten en bij te dragen aan een gedeeld 

Over de klant:

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) biedt in opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid opvang aan asielzoekers die naar Nederland komen. Het COA is verantwoordelijk voor plaatsing en opvang van asielzoekers in opvanglocaties verspreid over heel Nederland, totdat over hun asielaanvraag is beslist. Het COA zorgt voor de eerste levensbehoeften zoals huisvesting en uitbetaling van zakgeld. Het COA is een zelfstandig bestuursorgaan en voert in die hoedanigheid zelfstandig een overheidstaak uit. De staatssecretaris voor Immigratie en Asiel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid is politiek verantwoordelijk. De ICT afdelingen van het COA zitten samen met de IND en DT&V aan de Rijnstraat 8 in Den Haag. Deze lokatie zit vlak naast het Centraal station en is dus zeer goed te bereiken met het openbaar vervoer.

Eisen:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of vergelijkbare disciplines.
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Woo en aanverwante regelgeving voor informatiebeheer en in staat zijn om deze te interpreteren en te vertalen naar beleid, kaders en concrete consequenties voor processen en systemen.
• Ervaring met Document Management Systemen (DMS) en Records Management Applicaties (RMA).
• In staat zijn om wettelijke verplichtingen en normenkaders te vertalen naar proportionele en uitvoerbare beleidskeuzes waarbij je rekening houdt met risico’s, organisatorische uitvoerbaarheid, processen en technische mogelijkheden.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om effectief te communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Zelfstandigheid en een proactieve werkhouding; in staat om direct de benodigde werkzaamheden op te pakken en te coördineren.
• Goede netwerker en flexibel in omgang

Wensen:

• Ervaring bij een (semi)overheidsorganisatie en met name bij het opstellen van beleidsstukken.
• Kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop.
• Ervaring met het werken in een dynamische organisatie en het begeleiden van veranderingen binnen een complexe context.

Opdrachtdetails:

Heb je interesse in deze functie?

We ontvangen graag uiterlijk 1 September 2026 vóór 16.00 uur je recente cv en een korte motivatie in Word, inclusief je beschikbaarheid, eventuele geplande vakanties en je all-in uurtarief exclusief btw. We vragen je om je aanbieding via onze website in te dienen, zodat we je persoonsgegevens veilig en zorgvuldig kunnen verwerken conform de geldende privacywetgeving (AVG).

Let op: deze rol wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. Hierdoor is invulling op zzp-basis niet mogelijk in verband met de wet DBA.