Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

Als Programmasecretaris (PS) werk je nauw samen met de Programmamanager en de Manager Programmabeheersing binnen het programma WNN Vernieuwing. Je fungeert als centraal aanspreekpunt binnen het programmateam en ondersteunt bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je wordt aangestuurd door de Programmamanager.

• Aansturen van ondersteunende rollen zoals de documentalist en projectondersteuners of PB-team bij deelprojecten.
• Geven van gevraagd en ongevraagd advies als kritische en onafhankelijke sparringpartner voor de Projectmanager en Manager Projectbeheersing.
• Aanwezig zijn bij belangrijke overleggen, agenderen en toezien op voortgang; regie voeren over agenda’s.
• Ontzorgen en assisteren van IPM-rolhouders door proactief administratieve en secretariële werkzaamheden op te pakken, signalen te verwerken en acties te initiëren.
• Zelfstandig oppakken van onderwerpen zoals cybersecurity (onderdeel onboarding), voorbereiding bestuurlijke overleggen en beantwoording van vragen vanuit ministerie of Bestuursstaf.
• Signaleren en beheersen van raakvlakken, verbanden leggen en acties najagen.
• Ondersteunen van het projectteam bij het beheerst doorlopen van beslismomenten en kwaliteitstoetsen.
• Bijdragen aan een proactieve veiligheidscultuur binnen het projectteam, inclusief coördineren van PBM’s voor gasten, agenderen van veiligheid en aanspreken op onveilig gedrag.
• Ondersteunen bij en verzamelen van documenten voor o.a. ADR-controle, toetsen (CIO-oordeel, AcICT-toets), challenge GPO prognoses, ICT-dashboard, huisvesting, veiligheidsronde organiseren.
• Coördineren en begeleiden van o.a. bijdragen aan GRIP migratie; fungeren als linking pin voor vragen vanuit de organisatie.
• Inplannen en voorbereiden van overleggen, compact en met essentie notuleren voor programmateam en bestuurlijke/ambtelijke overleggen.
• Opstellen van agenda’s en bijhouden van actie- en besluitenlijsten; vooruitkijken met PM en MPB naar benodigde overleggen en overlap signaleren.
• Opstellen en up-to-date houden van programma-brede ondersteunende overzichten; proactief verbeteringen inbrengen.
• Organiseren van bijeenkomsten of evenementen voor het projectteam.
• Opnemen van documenten in het DMS (SharePoint/Connect 3.0).

Over de klant:

Organisatieomschrijving

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

PPO West Nederland Noord is met name gefocust op het uitvoeren van Programma’s, Projecten en Onderhoud in de regio van West Nederland Noord (provincie Noord-Holland). Het programma WNN Vernieuwing fungeert als opdrachtgever van verscheidene projecten binnen WNN.

Eisen:

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO/WO opleiding of vergelijkbaar.
• Minimaal 1,5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS Office ten behoeve van secretariële werkzaamheden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Fysieke aanwezigheid op locatie op de projectdag(en) is vereist.

Wensen:

• Mate waarin kandidaat beschikt over gevraagde vaardigheden en competenties zoals notuleren, plannen, organiseren en agendabeheer.
• Voor de functie relevante opleidingen en/of cursussen op HBO-niveau gevolgd of behaald.
• Aantoonbare affiniteit met projectmanagement/projectbeheersing vanuit werkomgeving of opleiding/cursus/training.
• Ervaring binnen de publieke sector (IPM-teams), bij voorkeur binnen Rijkswaterstaat.
• Beschikt in ieder geval over de competenties Nauwkeurigheid, Initiatiefrijk en Resultaatgericht, onderbouwd met concrete voorbeelden.

Competenties:

• Proactief en resultaatgericht handelen.
• Aanspreekbaarheid en het kunnen aanspreken/aansturen van anderen.
• Zelfstandig optreden en flexibel kunnen schakelen tussen onderwerpen.
• Klantvriendelijke en assertieve houding.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Teamspeler die klaarstaat voor collega’s.

Opdrachtdetails:

 Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 6 januari 2026, voor 17:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 89.- /€ 99,75 - GEEN ZZP INZET MOGELIJK

Optie tot verlenging : Ja, 1 x 6 maanden

Prognose aantal uur: *72 uur (2x 36 uur)

Hybride werken: Deels thuis en deels op locatie in Haarlem, met flexibiliteit in afspraken over fysieke of hybride inzet.

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.