Functieomschrijving:

De functie

Vanuit de financiële projectbeheersing draag je bij aan structuur, overzicht en voortgangsbewaking binnen de gestelde kaders en ben je sparringpartner voor de Manager Projectbeheersing of projectleider. Je werkt mede kaderstellend en faciliterend voor de projectmedewerkers, zodat de financiële basis in het project op orde is.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Werken als projectadviseur met financiële affiniteit aan één of enkele projectteams (veelal volgens het IPM-gedachtegoed) en zorgen voor passende financiële stuurinformatie.
• Betrokken zijn bij ambtelijke voortgangsrapportages en besluitvorming in projecten.
• De scope transparant en inzichtelijk vertalen naar een projectraming en budget, met inzicht in uitgaven-, ontvangsten-, verplichtingenstromen en prognoses.
• Regelmatig samenwerken met de financiële ondersteuner i.v.m. het inkoop- en factureerproces.
• Inzicht, analyse en bewaking van budgetraming, realisatie, kosten en dekkingsprognoses in afstemming met (deel)projectleiders, met actuele en betrouwbare overzichten vanuit de integrale projectadministratie (incl. jaarschijven en projectfasering).
• Zorgdragen voor financiële afsluiting en decharge van projecten.
• Aanvragen, onderbouwen en afhandelen van subsidies waar van toepassing.
• Inrichten en beheren van projectadministratie (budgetten, inrichting, mandaat).
• Bijdragen aan de P&C-cyclus zoals jaarafsluiting en de financiële paragraaf bij bestuurlijke besluitvorming.
• Faciliteren van het inkoopproces conform het Amsterdamse inkoopbeleid.
• Bewaken van rechtmatigheid en naleving van wet- en regelgeving.

Over de klant:

Hier ga je aan de slag

Het Ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam bereidt de aanleg en het onderhoud van infrastructuur en de inrichting van de stad voor. Het realiseert uitvoeringsprogramma’s en opdrachten die zij krijgt van stadsdelen en andere organisatieonderdelen in de stad. Inkoop, advies, projectvoorbereiding- en realisatie en kennisontwikkeling- en borging zijn hierbij de belangrijkste werkzaamheden. Het Ingenieursbureau valt onder het cluster Ruimte & Economie.

Team PB financieel advies en -ondersteuning

Eisen:

• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau en minimaal een relevante HBO- of WO-diploma (bijv. financieel/bedrijfseconomische opleidingen met een technische achtergrond, zoals HEAO BE, MBA, SPD).
• Je hebt kennis en ervaring met de gevraagde functie en met projectbeheersing in het fysieke domein.
• Kennis en affiniteit met de andere aspecten van integrale projectbeheersing.
• Ervaring in zowel de voorbereidings- als de uitvoeringsfase van projecten in het fysieke domein aan opdrachtgeverszijde in een stedelijke omgeving.

Wensen:

• Goede schriftelijke vaardigheden (vertalen van informatie naar stuurinformatie voor project, opdrachtgever en accounthouder).
• Snel nieuwe inzichten kunnen ontwikkelen en nieuwe werkwijzen eigen maken; initiatieven nemen om werkwijzen of methoden te verbeteren.
• Inhoudelijke deskundigheid op het gebied van financiële projectbeheersing en aandacht voor samenwerking met collega’s en (advies)vaardigheden om inhoudelijk werk goed over te brengen.
• Proactief, met de gunfactor en tact om analyses/advies gevraagd en ongevraagd op tafel te krijgen en te houden; belangen van de gemeente behartigen, bruggen bouwen tussen verschillende culturen en stakeholders, sturen op samenwerking en transparantie.

Competenties:

• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en aan de sfeer en relaties binnen het team.
• Relatiebeheer: Bouwt persoonlijke relaties op met klanten en andere contactpersonen, onderhoudt en benut deze.
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie; signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties die bijdragen aan betere organisatieprestaties.
• Resultaatgerichtheid: Neemt concrete doelen als uitgangspunt en houdt hieraan vast totdat het doel bereikt is.
• Overtuigingskracht: Oefent op basis van persoonlijk overwicht invloed uit, gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden; communiceert ideeën duidelijk en stellig.