In principe geven de 9 criteria van het Deliveroo-arrest en de kaders van de holistische toets genoeg handvatten om iedere inzet goed in te schatten op de risico’s van (schijn)zelfstandigheid. Toch schort het vaak aan heldere voorbeelden die uitleggen waar je op moet letten. In dit artikel behandelen we vijf belangrijke uitgangspunten die je als opdrachtgever helpen om zzp’ers verantwoordelijk in te zetten. Maar eerst ontdek je welke (onmisbare) rol Circle8 vervult.
Circle8, de contractpartij
Door middel van de criteria, feiten en omstandigheden, toetst de Belastingdienst of een opdracht passend is voor een zzp’er, of dat er sprake is van schijnzelfstandigheid. Dit geldt voor nieuwe en al bestaande opdrachten. En omdat Circle8 vaak de contractpartij is tussen de zzp’er en de organisatie waar diegene het werk feitelijk uitvoert (tussenkomst), is het primair onze taak om als opdrachtgever de afweging te maken of een opdracht door een zzp’er uitgevoerd kan worden. Dat doen we uiteraard in overleg, met zowel jou (als opdrachtgever) en de zelfstandige. Juist bij IT-, HR-, technische en andere staffuncties is het vaak goed mogelijk om een opdracht te laten uitvoeren door zelfstandige professionals, mits rekening wordt gehouden met de onderstaande uitgangspunten:
1. Focus op een concrete opdracht, en op resultaat i.p.v. uren
Huur een zzp’er in voor een duidelijk omschreven opdracht, met een specifiek resultaat en een afgebakend begin- en eindpunt. Inhuur voor een "tijdelijke functie" of voor piek, ziek of extra capaciteit is niet geschikt voor de inhuur van een zzp'er.
Wat houdt dit in? Je huurt een professional in voor een specifiek, omschreven resultaat, waarbij sprake is van specifieke expertise die niet aanwezig is binnen de organisatie.
De waarborging: Circle8 kijkt samen met jou of de opdracht wel echt een 'project' is met een kop en een staart en geen reguliere functie.
Praktijkvoorbeeld: Huur iemand in om "een nieuw CRM-systeem te implementeren" (resultaat), maar vermijd inhuur voor "ondersteuning op de marketingafdeling wegens drukte" (piek/ziek-situaties).
2. Geef ruimte aan expertise, en focus op de wat i.p.v. de hoe
Een zzp’er wordt ingezet vanwege specifieke kennis die intern vaak niet aanwezig is. Als opdrachtgever kan je de kaders bepalen van ‘wat’ er gedaan moet worden, maar geef de zzp’er de ruimte en vrijheid in ‘hoe’ de opdracht wordt ingevuld. Vermijd dus werkinhoudelijke instructies over hoe het werk gedaan moet worden.
Wat houdt het in? Als opdrachtgever bepaal je de kaders van wat er moet gebeuren, maar de zzp’er is vrij in hoe de opdracht wordt ingevuld.
De waarborging: In de afspraken wordt de professionele autonomie van de zzp'er vastgelegd.
Praktijkvoorbeeld: Geef aan dat een rapport voor vrijdag af moet zijn, maar geef geen instructies over welke software ze moeten gebruiken of dat ze dit verplicht op kantoor tussen 09:00 en 17:00 uur moeten doen.
3. Selecteer bewuste ondernemers
Het is belangrijk dat de professional ook buiten jouw opdracht om als ondernemer opereert. Werk daarom met interimmers die bewust voor zelfstandig ondernemerschap kiezen (9de criterium Deliveroo: je als ondernemer gedragen in het economische verkeer). Vermijd het inhuren van iemand die enkel zzp’er is geworden om buiten dienstbetrekking bij jouw organisatie te werken.
Wat houdt dit in? Je werkt met interimmers die aantoonbaar en bewust hebben gekozen voor het zelfstandig ondernemerschap.
De waarborging: Er wordt getoetst of iemand niet enkel zzp'er is geworden om specifiek (buiten dienstbetrekking) bij jouw organisatie te werken.
Praktijkvoorbeeld: Vraag of de professional ook andere opdrachtgevers heeft of investeert in eigen bedrijfsmiddelen.
4. Hanteer een passende beloning
De vergoeding voor een zzp’er moet wezenlijk anders zijn dan een salaris. Dit betekent dat de beloning hoger moet zijn dan in loondienst, omdat zelfstandigen specifieke expertise meebrengen. Daarnaast dragen ze zelf de werkgeverslasten en zijn flexibel. Zorg ervoor dat de betaling gekoppeld is aan output, bijvoorbeeld per uur of per project. Geen doorbetaling bij ziekte of verlof. Zorg ervoor dat de beloning duidelijk afwijkt van die van loondienst.
Wat houdt dit in? Het tarief ligt hoger omdat de zzp'er zelf pensioen, verzekeringen en vakantiedagen moet regelen, maar ook omdat de professional specifieke kennis meebrengt.
De waarborging: Circle8 zorgt dat de betaling gekoppeld is aan output (bijv. per uur of project) en nooit doorloopt bij ziekte of verlof.
Praktijkvoorbeeld: Zorg dat het uurtarief duidelijk afwijkt van de loonkosten van een vergelijkbare werknemer in loondienst.
5. Beschouw de praktijk als leidend
De overeenkomsten waar Circle8 mee werkt zijn gebaseerd op door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten. In deze contracten staat duidelijk omschreven hoe de manier van werken en afspraken afwijken van een reguliere arbeidsovereenkomsten. Belangrijker: uiteindelijk gaat het (bij controles) niet wat er op papier is afgesproken maar hoe er in de praktijk gehandeld wordt (wezen gaat voor schijn). Vermijd situaties waarin de intentie juist is, maar de uitvoering in de praktijk afwijkt van de afspraken. Het moet echt zo zijn. Daarin hebben alle betrokkenen (jij als inhurende organisatie, de zzp’er en wij als contractpartij) een verantwoordelijkheid.
Wat houdt dit in? De uitvoering op de werkvloer moet exact overeenkomen met wat er in de (door de Belastingdienst goedgekeurde) modelovereenkomst staat.
De waarborging: Circle8 levert de juridische kaders, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de dagelijkse praktijk ligt bij alle betrokkenen (jij als manager, de zzp'er en Circle8).
Praktijkvoorbeeld: Behandel de zzp’er niet als 'onderdeel van het team'. Laat hem/haar niet deelnemen aan functioneringsgesprekken of verplichte algemene personeelsbijeenkomsten.
Circle8 als waarborgende partner
Het meest cruciale is dat de praktijk overeenkomt met de afspraken, of zoals juristen zeggen: wezen gaat voor schijn. Circle8 waarborgt de bovenstaande punten als de inhuur via ons gaat. Dit geldt zowel bij het aangaan van de opdracht als tijdens de looptijd ervan. Per verlenging en minimaal eenmaal per half jaar voeren wij een tussentijdse toets uit waarbij wij controleren of de feiten en de omstandigheden op de werkplek nog steeds overeenkomen met de opgemaakte opdrachtomschrijving. Bij een afwijking nemen wij direct contact met je op. Het is onze verantwoordelijkheid om te bespreken hoe er, naast wat op papier is vastgelegd, in de praktijk wordt omgegaan met de door ons bemiddelde zzp’ers.
Wil je in gesprek met één van onze specialist wet- en regelgeving? Stel een vraag via het formulier en we nemen z.s.m. contact met je op.
