Tenderdesk support

Jouw taken en verantwoordelijkheden

De werkzaamheden zijn als volgt:

Planning en ondersteuning van het uniforme bidproces

• Jij bewaakt de aanbestedingskalender en andere bronnen waar aanbestedingen worden gepubliceerd.

• Jij bewaakt en actualiseert een lijst met de einddata van alle lopende raamovereenkomsten.

• Jij bewaakt en actualiseert een lijst met de einddata van alle bekende (en niet in bezit zijnde) raamovereenkomsten van relevante bedrijven en organisaties.

• Jij bewaakt de uniformiteit en kwaliteit van het proces voor alle offertes.

• Jij bewaakt en actualiseert alle relevantie administraties, die nodig zijn voor een transparant en effectief kennissysteem.

 Borging kwaliteit en tijdigheid van de offertes

•  Je ondersteunt de Bid Manager administratief bij de voorbereiding en uitvoering van aanbestedingen.

• Je stelt de bidplanning op, bewaakt deze en vertaalt dit naar de agenda’s en acties van het Bidteam.

• Je verzamelt alle relevante informatie en documentatie voor offertes, inclusief vragen, antwoorden en standaardformulieren, en zorgt voor uniforme verslaglegging.

• Je faciliteert de reviews en plant en bewaakt evaluatiemomenten en de opvolging daarvan.

• Je ondersteunt bij de eindredactie van offertes en ziet toe op een tijdige en correcte indiening volgens de richtlijnen van de klant.

   

Beheer van de Tenderdesk en Tenderbibliotheek

•  Jij biedt ondersteuning in alle offertetrajecten.

• Jij bent verantwoordelijk voor de continuïteit van de bezetting en eventuele op- of afschaling hiervan.

• Jij adviseert, gevraagd of ongevraagd, over het proces ter verbetering van de kwaliteit van de offertes.

• Jij draagt zorg voor een uniforme opslag van alle documentatie.

• Jij beheert alle standaarddocumentatie en -verklaringen (onderdeel bibliotheek).

• Jij beheert alle standaard teksten (onderdeel bibliotheek).

• En jij signaleert risico’s, verbeter- en/of knelpunten en draagt oplossingen aan.

Planning, afstemming en rapportage

• Jij verzorgt interne rapportages over de planning, voortgang en resultaten van de bidtrajecten.

• Jij borgt de kwaliteit van de in CRM en overige systemen opgeslagen data van bidtrajecten en pipeline.

• Jij legt de actiepunten vast in de diverse bid(goedkeurings-)overleggen en bewaakt deze.

• Jij verzorgt de interne en externe communicatie over de uitkomsten van offertetrajecten.

Wie ben jij?

• MBO-4 of HBO werk- en denkniveau

• Aanvullende opleidingen m.b.t. inkoop en aanbestedingen of de bereidheid deze te volgen.

• Kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot (Europese) aanbestedingen.

• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

• Minimaal 2 jaar operationele werkervaring en proceskennis in aanbestedingen.

• Ervaring met zowel Europese aanbestedingen (overheid) als tenders (bedrijfsleven).

• Aantoonbare affiniteit met administratief ondersteunende werkzaamheden.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
  

Werken bij Circle8
Werken bij Circle8 is werken bij een gloednieuwe organisatie die toch al sinds 1986 bestaat. Hoe dat kan? Met een nieuwe eigenaar, een nieuwe directie en een nieuwe (internationale) groeistrategie werd het op 1 december 2022 ook tijd voor een nieuwe naam. De Staffing Groep werd Circle8.

Onze nieuwe visie op human capital noemen we Total Talent Flow. Wij zien mensen als de bloedsomloop van een organisatie. Naast cash flow is talent flow essentieel om een organisatie te laten groeien. De organisaties van onze klanten, maar natuurlijk ook onze eigen organisatie.

Om talent tot hun volle kracht te laten komen, investeren we in alle vier de onderdelen van de Total Talent Flow: vinden, binden, groeien en doorstromen van onze medewerkers.

Verder nog goed om te weten

Je gelooft in jezelf, het team en in Circle8. En wij? Wij belonen jou voor al het harde werk. In geld, een fijne werk-privé balans en persoonlijke groei. Omdat jij altijd het beste levert voor onze klanten bieden wij jou:

• Een salaris tussen de €3000 en €4000 bij een FT dienstverband en passend bij jouw niveau.

• Je werkt tussen de 32 en 40 uur per week.

• 8,33% vakantiegeld omdat je naast je werk nog andere dingen te doen hebt.

• Collectieve zorgverzekering en €120 bruto p/m bijdrage aan zorgverzekering.

• Reiskostenvergoeding en als je met het OV reist vergoeden we de gemaakte kosten.

• Als je jouw zorgverzekering onderbrengt bij Nationale Nederlanden betalen wij de premie van de aanvullende verzekering.

• Thuiswerkvergoeding.

• 25 vakantiedagen (bij een FT dienstverband) plus 2 extra door Circle8 vastgestelde dagen en met de mogelijkheid tot bijkopen van extra dagen

• Ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden: nationaal én internationaal.

• Alle faciliteiten om goed te kunnen werken zoals een laptop, telefoon, (vergoeding voor) thuiswerkplek, etc.

• Uitstekende pensioenregeling en ANW-hiaat-, ongevallen- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen.

• Mogelijkheid om je onder werktijd als vrijwilliger in te zetten om jongeren kennis te laten maken met de arbeidsmarkt.

• En last but not least: veel aandacht voor werkplezier. Met borrels, feestjes, de crazy8-ruimte en natuurlijk toffe collega’s. 

Interesse?

Mocht je vragen hebben over deze vacature, neem dan contact op met Monique Manger Corporate Recruiter 06-52751749 of stuur je CV en motivatie naar: werkenbij@circle8.nl.

We kijken ernaar uit je sollicitatie te ontvangen!