Functieomschrijving:

De opdracht vindt plaats binnen het project VenR (Vervanging en Renovatie) Kunstwerken A44. De A44 is een van de oudste snelwegen van Nederland en een belangrijke verkeersader. Vier bruggen en viaducten langs deze route zijn bijna 100 jaar oud en aan vervanging toe:

• de Lisserweg
• het Hoofdvaartviaduct
• het Spoorwegviaduct
• de Kaagbrug

In de komende jaren worden deze kunstwerken vervangen om de A44 veilig en toekomstbestendig te houden. Eind 2024 is de aanbesteding voor de eerste drie kunstwerken gegund. Momenteel wordt het contract voor het Spoorwegviaduct voorbereid.

Opdrachtomschrijving: Documentalist

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het Document Management Systeem (DMS) door projectmedewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers en het autoriseren van medewerkers.

Een belangrijke taak is het trainen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren.

Werkzaamheden:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS.
• Het maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het DMS naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze hun taken zelfstandig kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Een verbeterplan maken en uitvoeren op basis van de resultaten van de tussentijdse toets van DIM.
• De opslagcapaciteit van het DMS monitoren en zo nodig uitbreiden.
• Het melden van storingen op de Connect-site aan de ICT-helpdesk.
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.
• Het vervaardigen van de voortgangsrapportage en het dashboard en dit maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing.
• Te zijner tijd de site(s) gereedmaken voor overdracht naar het archief.

1. Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en conform de kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen, selecteren, metadata).
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en de archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Over de klant:

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. 

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud

Grote Projecten en Onderhoud (GPO) is een van de 6 landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat.

Als onderdeel van de infraketen houden we Nederland veilig, leefbaar en bereikbaar. Onze mensen zijn verantwoordelijk voor aanleg- en onderhoudsprojecten en complexe vervanging- en renovatieopgaven, vaak met een omvangrijke industriële automatiseringscomponent.

In al onze projecten staan duurzaamheid, innovatie, informatie en de balans tussen mens, natuur, economie en veiligheid voorop.

Eisen:

1. Je hebt HBO denk- en werkniveau en/of een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
2. Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Hummingbird en Connect en het vakgebied van digitaal archiveren.
3. Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
4. Je kunt aantoonbaar zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

1. Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
2. Ervaring met recordmanagement in de SharePoint 365-applicatie.
3. Aantoonbare kennis van, en ervaring met, een overheidsinstelling.
4. Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren.
5. Ervaring met het werken met een documentbeheersysteem (DMS) en archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat.

Competenties:

Analyseren / analytisch denkvermogen.

Dienstverlenende en klantgerichte instelling.

Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen).

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:

• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.

Nauwkeurigheid en oog voor detail.

Proactieve en gestructureerde werkhouding.

Plannen en organiseren.

Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en past dit toe op je werk).

Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, neemt initiatief en zoekt collega’s op als je ze nodig hebt).

Arbeidsvoorwaarden:

 Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 23 september 2025, voor 11:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 68.25 / € 79,75 - GEEN ZZP INZET MOGELIJK

Optie tot verlenging : Ja, 2 x 12 maanden

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.