Naarmate inhuurvolumes groeien, verschuift de uitdaging van procesinrichting naar centrale regie. En dat heeft goede redenen, omdat je met een DAS meer kans hebt om de grip te verliezen op complexe inhuur met een hoog opdrachtvolume, zegt Ghiel Wijdeven, Client Manager bij Circle8. In dit artikel beargumenteert hij waarom grotere opdrachtgevers, zoals ProRail en UWV met beide honderden contracten, steeds vaker kiezen voor brokeroplossingen.
Het DAS laat ruimte voor ongewenste sturing
In theorie is een DAS goed te beheren. De opdrachtgever zet een specifieke opdracht uit en toetst middels verschillende criteria of de aangeboden zzp-kandidaat of gedetacheerde geschikt is. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar uurtarief, competenties en uiteraard naar het gehele cv. De hoogst scorende kandidaat wint. Het proces van een DAS loopt ogenschijnlijk objectief, maar juist bij een hoog volume aan uitvragen gaat het fout. Als Circle8 zien we dat er ruimte is om het DAS naar je hand te zetten als leverancier of tussenpartij, bijvoorbeeld door de cv-templates zodanig in te richten dat hier in de ogen van de opdrachtgever goed op wordt gescoord.
Bij een van onze opdrachtgevers zagen wij namelijk tijdens een migratie dat de lay-out van het cv-template erg specifiek en complex was. Als je daar als leverancier niet aan voldeed, dan werd je inzending direct afgekeurd. De foutgevoelige cv-template gaf ruim baan aan een selecte groep van leveranciers die exact wisten aan welke knoppen ze moesten draaien. Als resultaat konden de leveranciers in kwestie structureel een dominante positie innemen. In de praktijk leidt dit tot een beperktere markttoegang en minder effectieve concurrentie tussen leveranciers.
Een ander probleem was het recht op vervanging. Als een leverancier een kandidaat bij opdrachtgever A had geplaatst, en opdrachtgever B kreeg ook interesse in de desbetreffende kandidaat, dan kon de kandidaat overgeplaatst worden naar opdrachtgever B. De leverancier hield dan het (contractuele) recht op vervanging bij opdrachtgever A, bijvoorbeeld bij een doorleen-inhuurconstructie (opdrachtgever – leverancier A – leverancier B – gedetacheerde). In dit geval plaatste de leverancier een andere kandidaat bij opdrachtgever A. Dit is niet een gewenste situatie. De uitvraag moet namelijk opnieuw naar de markt om te zorgen voor een gezonde marktwerking.
Bij hoge volumes verdwijnt de regie op inhuur
Naast technische obstructies, zoals cv-templates, of recht op vervanging, zijn er nog meer factoren die een DAS verre van ideaal maken. Als een DAS uit zijn voegen groeit, zorgt dit voor minder grip op inhuur in de gehele organisatie. Je hebt bijvoorbeeld te maken met heel veel (interne en externe) stakeholders, van leveranciers, zelfstandigen en inhurende managers, die ieder een eigen belang nastreven. Op het eerste oog niks mis mee, maar dit wordt een probleem voor een organisatie die jaarlijks duizenden werkenden aantrekt. Want door het eigenbelang op microniveau wordt het inhuurbeleid van de opdrachtgever niet altijd consequent uitgevoerd en nageleefd.
Een DAS opereert veelal decentraal. Hierdoor ontstaat beperkt inzicht in wat marktconforme tarieven zijn en ontbreekt er centrale sturing op inhuur. Want stel dat je als organisatie een uitvraag hebt voor contractbeheerders. Het DAS geeft beperkt inzicht in marktconforme tarieven en mogelijke prijsverschillen. Een ander voorbeeld is loonverhogingen. Tijdens migraties van DAS naar Broker zien we dat zelfstandigen soms twaalf jaar ‘binnen zitten’. Die hebben inmiddels vier keer een loonsverhoging gehad. Maar vergelijkbare profielen zijn vaak ook beschikbaar tegen tarieven die beter aansluiten bij de actuele markt.
Nu denken de leveranciers en zp’ers die de brokerdienstverlening nog niet goed kennen, dat de broker er een 10’tje tussen plakt, maar dat voorkomen we juist. Goed ingerichte brokerdienstverlening geeft een opdrachtgever juist grip op kosten, compliance en daarmee op inhuur. Om tot een juist marktconform tarief te komen, gebruiken we benchmarkdata die wij verkrijgen door een grote poule met leveranciers. Als Circle8 helpen we opdrachtgevers om te sturen op marktconforme tarieven en betere kostenbeheersing, waardoor er gezonde marktwerking ontstaat en er beter gestuurd kan worden op kwaliteit, tarief en continuïteit. Daarbij moet ik wel vermelden dat tariefoptimalisatie altijd wordt afgewogen tegen de kwaliteit van de kandidaat, de bedrijfscontinuïteit en daarmee ook kennisbehoud.
De opdrachtgever pakt de regie terug
De bovenstaande voorbeelden illustreren de tekortkomingen van het DAS, maar welk alternatief biedt de brokerdienstverlening? Of beter gezegd: waarom bewegen grote opdrachtgevers weg van het DAS naar een brokeroplossing? Het grootste verschil is dat een broker een verlengstuk wordt van de opdrachtgever. Juist bij complexe inhuurvolumes verschuift de uitdaging van procesinrichting naar centrale regie.
Waar het Dynamisch Aankoopsysteem enkel een systeem blijft, begeleidt en adviseert een broker de klant binnen de kaders van het inhuurbeleid en de aanbesteding. Dat kan niet enkel door software. Dat vraagt om menselijk oordeel, governance en sturing. Als verlengstuk van de opdrachtgever acteert de broker niet alleen in het belang van de opdrachtgever, maar faciliteert de broker ook de markt door kansen te creëren voor leveranciers en zelfstandigen die eerst niet door het DAS kwamen.
Met een brokeroplossing, zoals Circle8, wordt de opdrachtgever dus regisseur van de (externe) inhuur. Regie houdt in dat je actief kunt sturen op tarieven, compliance, leverancierskeuze en procesinrichting, met inzicht in data en duidelijke governance. Een van de grootste effecten is het ontsluiten van de hele markt: de broker begeleidt en plaatst de uitvraag, en een veel bredere groep leveranciers kan meedoen. De opdrachtgever krijgt, door middel van volledige ontsluiting, betere kandidaten tegen marktconforme tarieven. De broker helpt de opdrachtgever compliant te opereren binnen de gestelde kaders. En de opdrachtgever wordt ontzorgd in het aantrekken en contracteren van kandidaten en betaalt in ruil voor de dienstverlening een fee per uur. De broker doet de contractering, het onderhoud met de markt en werkt nauw samen met de inhuurdesk van de opdrachtgever.
De inhuurdesk blijft het aanspreekpunt voor de interne organisatie, en de broker wordt dit voor de markt. Samen met de inhuurdesk werken wij samen om de juiste persoon op de juiste plek te krijgen. Dit proces kan niet alleen worden overgelaten aan systemen. Het is mensenwerk.
Broker als poortwachter
Je kan de broker beschouwen als een poortwachter en regisseur van de instroom. Vanuit de opdrachtgever hoort de broker dat kandidaten alleen ‘naar binnen’ mogen als de leverancier bijvoorbeeld binnen een bandbreedte zoals € 80–€ 100 aanbiedt, afhankelijk van de opdracht. Daarbovenop moeten leveranciers die interesse hebben akkoord gaan met de voorwaarden van de opdrachtgever en die van de broker. Dit zijn geen administratieve formaliteiten; dit zijn voorwaarden zoals compliance, ketenbeheersing en risicoverlaging die fungeren als sturingsmechanismen. Deze voorwaarden borgen onder andere compliance, ketenbeheersing en risicoreductie. Een voorbeeld: de leveranciers moeten een G-rekening hebben, en ze mogen alleen kandidaten aanleveren die de afgelopen 24 maanden niet actief zijn geweest bij de desbetreffende opdrachtgever. De broker staat bij de deur en filtert vooraf de partijen, en hierdoor ontstaat een transparanter en beter beheersbaar speelveld voor zowel opdrachtgever als leveranciers. Dit betekent ook dat partijen die voorheen een kandidaat voor € 125 plaatsten, zich moeten verhouden tot de kaders van de opdrachtgever.
De inhuurmigratie, van het DAS naar de brokeroplossing
De (gewonnen) aanbesteding wordt natuurlijk de bron voor de samenwerking met de opdrachtgever. Die samenwerking kan je in vijf fases verdelen. Juist in deze fase wordt het verschil gemaakt tussen een technische overgang en een succesvolle transitie.
1) Gunning en kaderstelling: Steeds vaker worden grote aanbestedingen gegund aan een broker (single broker) of twee brokers. Samen met de opdrachtgever kijken we naar de inhuurkaders van de gunning.
2) Communicatie: Met de kaders in de hand gaat de broker samen met de opdrachtgever beginnen aan de migratie, en dat begint met heldere communicatie naar internen en externen. De opdrachtgever communiceert samen met de broker dat het DAS ophoudt te bestaan.
3) Keuzeproces: Als de leveranciers en zelfstandigen verder willen met de huidige opdracht, dan zullen beide moeten migreren om de opdracht voort te zetten. De partijen moeten dan een van de twee brokers kiezen, of in de situatie van single broker gaat alles naar een partij. In dit veranderproces komen er veel vragen naar boven van zowel leveranciers, zelfstandigen als inhurende managers. Bij een keuze worden de strakker geborgde inhuurkaders en contractuele voorwaarden van de opdrachtgever en de broker geaccepteerd. Denk hierbij aan veranderingen in inhuurconstructies (zoals het vervallen van doorleenconstructies), indexatiemomenten, contractuele bepalingen en voorwaarden rondom overname.
4) Contractmigratie: Na het keuzemoment van leveranciers en zelfstandigen begint de broker met de migratiecontracten, onder leiding van een implementatiemanager en operationeel team. Via onze implementatiemanagers borgt Circle8 snelheid, kwaliteit, continuïteit en goed stakeholdermanagement, en realiseren wij foutreductie. Onze implementatiemanagers pakken het Dynamisch Aankoopsysteem als basis om de migratiecontracten om te zetten. De implementatiemanagers zijn essentieel, want die vertalen de inhuurkaders naar een succesvolle migratie. Parallel aan de migratie beginnen de recruiters aan brokerzijde met de nieuwe uitvragen van de opdrachtgever. De klant blijft behoefte hebben aan allerlei profielen bovenop de migratiecontracten. De leveranciers waar wij mee werken zijn doorgaans bekend met brokerconstructies. Heldere communicatie en duidelijke afspraken zorgen ervoor dat de migratie beheersbaar en voorspelbaar verloopt.
De eerste vruchten van de samenwerking
5) Livegang en operatie: Na livegang vloeit de migratie over in de dagelijkse operatie, waarbij de broker de uitvragen naar de markt begeleidt en passende kandidaten aandraagt. De uitvraag verschijnt op de markt en de broker levert een of twee kandidaten aan waarmee de inhurende manager een gesprek voert. In deze benadering ontsluit de broker de markt breder; er wordt rekening gehouden met het tarief en wat de klant specifiek uitvraagt. Daarnaast borgt de broker dat kandidaten voldoen aan de gestelde compliance-eisen, waarbij compliance een gedeelde verantwoordelijkheid is binnen de keten. Daarin is een broker, zoals Circle8, een verlengstuk van de opdrachtgever, met als resultaat dat elke stakeholder (intern en extern) voldoet aan de uitgezette inhuurkaders van externe inhuur, conform de aanbesteding. De nieuwe en gecentraliseerde aanpak geeft de opdrachtgever grip op tarieven, compliance en markttoegang, en zorgt voor minder ruis en kortere lijnen. Uiteindelijk ontstaat grip op inhuur niet uit systemen alleen, maar uit centrale regie, duidelijke kaders en actief leveranciersmanagement.
Wil je als opdrachtgever ook grip en regie over je inhuur?
Als je naar aanleiding van dit artikel vragen hebt over brokerdienstverlening, neem dan contact op met Ghiel Wijdeven via het contactformulier .
