Wat is reversed billing?

Bedrijven die met flexkrachten of zzp'ers werken weten niet altijd of hun administratie klopt. Soms gaat er bijvoorbeeld iets mis bij de declaratie van uren of kloppen urendeclaraties niet. Werkgevers zoeken naar oplossingen om het facturatieproces eenvoudiger te maken. Met reversed billing krijgt een organisatie grip op de administratie van de externe inhuur. Wat reversed billing inhoudt en wat de voordelen zijn voor je organisatie? Dat leggen we je in dit artikel uit.

Wat is reversed billing?

De letterlijke vertaling van reversed billing is ‘omgekeerde facturering’. Meestal sturen flexwerkers of zzp’ ers hun opdrachtgevers facturen voor de geleverde diensten. In het standaard facturatieproces worden betaaltermijnen met enige regelmaat overschreden, omdat een factuur bij de opdrachtgever langs verschillende afdelingen moet om geaccordeerd te worden. Met reversed billing worden de zaken net even anders geregeld. Kort gezegd, een zzp’ er hoeft geen factuur te sturen. De opdrachtgever regelt meteen de facturering en uitbetaling. Dit scheelt zzp’ ers enige uren in administratief werk en de opdrachtgever behoudt het overzicht op de administratie. Reversed billing is een handige manier om het facturatieproces snel en efficiënt te laten verlopen.

Hoe werkt reversed billing?

Bij reversed billing koppelen organisaties de urenregistratie en het facturatiesysteem aan elkaar. In een portal kan de zzp’er zijn of haar gewerkte uren registreren. Als de opdrachtgever de uren accordeert wordt er automatisch een factuur opgemaakt. Volgens de belastingdienst moet je wel aan een aantal voorwaarden voldoen. Zo moeten er vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt wie de factuur opmaakt en wie verantwoordelijk is voor de opmaak. Ook moet de factuur voldoen aan alle wettelijke regels. De facturen moeten voorzien zijn van een factuurnummer, datum, adres en btw-nummer.

Wat zijn de voordelen van reversed billing?

Reversed billing stroomlijnt het facturatieproces. Het biedt de volgende voordelen:

• De juiste administratie.

Met reversed billing voorkom je fouten in het administratieve proces. Er zijn minder administratieve stappen, maar ook minder papierwerk.

• Grip op je financiën.

Als werkgever hoef je niet meer te wachten tot de zzp’ er de factuur heeft opgemaakt. Je hebt zelf in de hand wanneer je de geleverde diensten en producten factureert. Reversed billing leidt tot een snelle verwerking en betaling. Een win-winsituatie voor zowel opdrachtgever als zzp’er.

• Minder menselijke fouten.

Er ontstaan minder fouten in het administratieve proces. Door de automatische koppeling van urenformulieren en facturen en door minder handmatig acties uit te voeren, is er minder ruimte voor menselijke fouten. Dit betekent al snel een gestroomlijnder proces en geen administratieve rompslomp.

• Geen dubbele betaling.

Fouten in het systeem zijn met het toepassen van reversed billing sneller opgespoord, zodat je geen dubbele betalingen meer uitvoert. Ook worden zzp’ers sneller uitbetaald.