De HR-cyclus: altijd een vinger aan de pols

Van het eerste sollicitatiegesprek tot het einde van een dienstverband: door structureel betrokken te zijn en blijven bij je werknemers zorg je niet alleen voor hen, maar voor de toekomstbestendigheid van je hele organisatie. Wat is een HR-cyclus en hoe zet je deze als werkgever effectief in?

Wat is een HR-cyclus?

De officiële definitie van een HR-cyclus of HRM-cyclus is een zichzelf herhalend operationeel proces  op het gebied van HR-management. Simpeler gezegd bevat een HR-cyclus alle vaste momenten waarop je als werkgever in gesprek gaat met je werknemers. Deze gesprekken gaan voornamelijk over doelen, prestaties, ontwikkeling en ambities. Maar het is natuurlijk ook een gelegenheid om even bij te praten en te horen hoe het op alle vlakken met iemand gaat. De jaarlijkse HR-cyclus begint feitelijk al bij het sollicitatiegesprek en in dienst nemen van een nieuwe medewerker. Volgens het standaard patroon volgen daarna steeds drie jaarlijks terugkerende contactmomenten:

• 1.    Het planningsgesprek.

Dit wordt gehouden aan het begin van het jaar. Je spreekt samen af welke doelen er het komende jaar gehaald moeten worden en wat daarvoor nodig is.

• 2.    Het functioneringsgesprek.

Halverwege het jaar volg het functioneringsgesprek. Je bespreekt dan hoe alles loopt, waar bijgestuurd moet worden en of er extra ondersteuning nodig is.

• 3.    Het beoordelingsgesprek.

Dit vindt logischerwijs aan het einde van het jaar plaats. Je bekijkt hoe het afgelopen jaar gelopen is, of doelen zijn behaald en beoordeelt en beloont de prestaties van de medewerker.

Het nieuwe beoordelen: de moderne HR-cyclus

Deze bovenstaande uitleg van de HR-cyclus klinkt best een beetje ouderwets…toch? Er is namelijk in de afgelopen jaren best wat veranderd in organisaties: we denken met z’n allen veel minder in taken maar meer in rollen. Werknemers krijgen meer vrijheid en eigen verantwoordelijkheid en niet alles hoeft tot in detail door een werkgever beoordeeld te worden.

Dat deze ontwikkeling inderdaad gaande is bleek al in 2018 uit het zevenjarig onderzoek van docent Human Resources Management Kilian Wawoe van de Vrije Universiteit Amsterdam. De uitkomst: de traditionele jaarlijkse evaluatie van werknemers door managers is demotiverend en heeft geen enkel positief effect op de prestatie.

De HR-cyclus verdient dan ook een flinke omslag en een nieuwe definitie. Je kijkt niet meer op drie vaste momenten naar hoe een medewerker presteert, maar veel meer naar de ambities en behoeften van werknemers en hoe je hieraan tegemoet kunt komen. Je rol als werkgever verandert in een moderne HR-cyclus van sturend naar dienend, met doorlopende coaching van medewerkers en motiverende en doelgerichte feedback voor hun ontwikkeling.

Hoe geef je deze vernieuwde HR-cyclus vorm?

Wil je je oude HR-cyclus model graag moderniseren, maar weet je niet hoe je dit het beste aan kunt pakken? Met de volgende tips kom je een heel eind:

• Vervang plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken door ontwikkelingsgesprekken.

Veel werknemers vinden het heel onprettig om beoordeeld (of ‘veroordeeld’ te worden). Door veel meer te focussen op talent en persoonlijke ontwikkeling geef je de gesprekken een positieve draai.

• Kies voor flexibel maatwerk.

Niet meer standaard drie keer per jaar aan tafel, maar kiezen voor meerdere contactmomenten gedurende het jaar. Dit hoeven geen officiële gesprekken te zijn, maar kunnen ook anders vormgegeven worden. Door te kiezen voor maatwerk zorg je voor een verandering van ‘moeten’ naar ‘willen’ en bespreek je alleen dingen met elkaar als er ook echt iets te vertellen valt.

• Vraag om feedback.

Een shift naar een nieuw en verbeterd HR-cyclus model begint natuurlijk met input van de mensen waar het om gaat: jouw werknemers. Ga in gesprek, stel een vragenlijst of een medewerkerstevredenheidsonderzoek op en vraag om feedback: zo kom je het snelst te weten welke veranderingen belangrijk en zinvol gaan zijn.