Utrecht
12 maand(en)
19 uur per week
1-6-2024
17-7-2024
Reageer nu

Functieomschrijving:

De Auditdienst Rijk (ADR) heeft in de audit 2020 geoordeeld dat RWS verbeterpunten heeft voor wat betreft specifieke onderdelen van het inkoopbeheer en het contractmanagement. Als gevolg hiervan heeft de CPO van RWS destijds opdracht gegeven tot het inrichten van een tijdelijk programma dat invulling dient te geven aan de verbeteracties die nodig zijn om de bevindingen van de ADR weg te nemen. Het zogenoemde ADR-verbeterprogramma is beëindigd per 31 december 2023 en conform plan overgedragen aan de lijnorganisatie. De lijn heeft dit opgepakt en een plan opgesteld om vanaf 2024 te werken aan het ‘huis van een geborgd inkoopproces’ – een middel waarmee aan de hand van 4 thema’s de PDCA-cyclus van het inkoop- en contractmanagement volwaardig kan worden ingericht, en de voorgestelde verbetermaatregelen verder worden geïmplementeerd en geborgd. 

In het ‘huis van een geborgd inkoopproces’ zijn er 3 pijlers en een fundament (zie figuur op de volgende pagina). Deze tijdelijke vacature zal zich richten op het Fundament: waar en op welke wijze processen en standaarden t.a.v. inkoop- en contractmanagement (ICM) worden vastgesteld, vastgelegd en beheerd. Als plaatsvervangend projectleider ben je onderdeel van het verbeterteam van het Fundament. Je werkt als spin in het web aan een verbeterimpuls die de volle aandacht heeft van het management binnen Rijkswaterstaat. In je werk maak je zichtbaar verbinding met alle lagen binnen Rijkswaterstaat en zie je hoe deze opereren op dit complexe dossier.

Uit de analyse door het ADR-verbeterteam bleek dat binnen Rijkswaterstaat verbeterpotentieel ligt rond het fundament van onze werkwijze en de wijze waarop we dit fundament bereikbaar, op orde (actueel) houden en verbeteren. Doel van het Fundament is dat eenduidig is vastgelegd aan welke processen, kaders, handreikingen etc. voldaan moet worden om een efficiënt, rechtmatig, transparant en professioneel inkoop- en contractmanagementproces te borgen. Daarbij hoort ook het eenduidig bepalen waar deze zijn vastgelegd en hoe deze worden vastgesteld en beheerd. 

Achtergrond en probleemanalyse

Rijkswaterstaat werkt in haar inkooptrajecten veel met optioneel of verplicht te gebruiken standaarden (Kaders en handreikingen, inclusief modeldocumenten) en met vaste procesbeschrijvingen over de manier waarop we werken. De reden om dit te doen is o.a. omdat in deze processen en standaarden kennis en ervaring is geborgd (zo hoef je niet bij elk inkooptraject iets nieuws te verzinnen), omdat het efficiënter is / verspilling tegen gaat, het de kans op fouten verkleint, en het zorgt voor eenduidigheid richting de markt / opdrachtnemers. Al met al dus elementen die van belang zijn voor een professionele organisatie. Deze kaders, handreikingen, procesbeschrijvingen etc. zijn van belang voor ICM-medewerkers om tot zich te nemen en waar relevant te gebruiken. Deze inkoopinformatie is echter erg verspreid te vinden: het staat op verschillende plaatsen (intranetsites, sharepoints e.d.) en in verschillende applicaties. Ook is het proces om nieuwe of aangepaste kaders vast te stellen en te beheren (inclusief PDCA) soms complex en multi-interpretabel. Een structurele oplossing om de ontsluiting van informatie voor inkoop en contractmanagement te verbeteren is noodzakelijk. 

Dit klinkt als een simpel vraagstuk, maar is in de praktijk ingewikkeld, onder andere doordat:

  • Rijkswaterstaat heeft een generieke manier hoe standaarden (kaders en handreikingen) en processen worden vastgesteld, vastgelegd en beheerd. De inkoopdomeinen vullen dit soms op hun eigen wijze in, in afwijking van de generieke Rijkswaterstaat werkwijze .
  • Er vier verschillende inkoopdomeinen zijn (Grond-, Weg en Waterbouw, Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Kennis), verspreid over vijf organisatieonderdelen. Op dit moment doet elk organisatieonderdeel dingen op zijn eigen manier. Alle organisatieonderdelen vinden de huidige situatie onwenselijk vinden en staan dus open voor verbeteringen. Maar tegelijkertijd is de verwachting dat men terughoudend is om grote wijzigingen door te voeren t.a.v. hun huidige werkwijzen, omdat dat tijd en capaciteit kost. Eenduidige besluitvorming zal naar verwachting dus complex zijn.
  • In de huidige situatie zijn er veel plekken waar relevante informatie is opgeslagen. Het is onzeker wat precies de toekomstige ontwikkelingen zijn. En daarnaast zijn er veel trajecten en ontwikkelingen die een mogelijk raakvlak hebben met het vraagstuk, in het bijzonder de aanschaf en implementatie van een nieuwe inkoopoplossing en (op termijn een nieuw document management systeem)
  • Er soms ook binnen een domein verschillende opvattingen kunnen leven over de inrichting van het beheer van standaarden en de gewenste locatie van vastlegging. 

Leiding en toezicht

De plaatsvervangend projectleider deelt de werkzaamheden in principe zelfstandig in. Wel vindt - voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is - afstemming met RWS projectleider plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze optimaal zal verlopen. Voorbeelden van werkzaamheden die plaatsvervangend projectleider in overleg met / in samenwerking met de RWS projectleider zal uitvoeren, staan beschreven in bovenstaande tabel. 

Meest essentiële competenties

De plaatsvervangend projectleider bezit de volgende competenties en vaardigheden:

  • Interesse in informatievoorziening binnen het werkveld inkoop- encontractmanagement
  • in staat zijn vlot overzicht en inzicht te ontwikkelen
  • Proactieve werkwijze: signaleren wanneer voortgang in gevaar komt of belemmeringenmoeten worden weggenomen, strategisch vooruitkijken en handelen
  • Vlot in staat om kennis van de organisatie te ontwikkelen met oog voor belangen enposities van anderen
  • Daadkrachtig en in staat om, met een paar aanwijzingen, zaken zelfstandig op tepakken en tot concrete resultaten te komen
  • Goede organisatorische capaciteiten
  • Adviesmemo’s en voortgangsrapportages kunnen opstellen en verder ontwikkelen
  • Goede beheersingsmaatregelen kunnen bedenken
  • Verbinder, communicatief
  • Overtuigingskracht en het vermogen om anderen te motiveren om in actie te komen
  • Goed een secretarisrol kunnen vervullen
  • Een pré zijn vaardigheden in het visueel kunnen maken van ideeën d.m.v. praatplaten,presentaties en infographics

Over de klant:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Eisen:

  • Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar kennis van en werkervaring met projectleiding / verandertrajecten m.b.t. administratieve processen in het publieke domein

Wensen:

  • Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met inrichten van (administratieve) processen en IV systemen (i.e. specifiek administratieve en/of inkoopsystemen en/of sharepoint).
  • Mate waarin de kandidaat beschikt over mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
  • Mate waarin de kandidaat beschikt over pro-activiteit en daadkracht (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
  • Mate waarin de kandidaat beschikt over organisatorische capaciteiten (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
  • Mate waarin de kandidaat beschikt over overtuigingskracht en het vermogen om anderen te motiveren om in actie te komen (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek). 

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 16 juli 2024, voor 12:00 uur je recente CV in Word + onderbouwing van de eisen en wensen (als voorblad) en je all-in uurtarief excl. BTW.

Bandbreedte tarief: € 117,50 / € 126,50

Optie tot verlenging : Ja, 2x maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht.

Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens mogen zichtbaar zijn op het format.